Préparer un entretien annuel : le pouvoir d’un bon questionnaire de préparation

Pour certains, l’entretien annuel est un moment attendu. Pour d’autres, c’est une source d’appréhension. Le feedback sera-t-il juste ? Serai-je réellement écouté(e) ? Les objectifs fixés seront-ils réalistes, trop ambitieux… ou imposés ? Côté managers, RH et dirigeants, l’enjeu est tout aussi fort : Comment créer un dialogue sincère, poser les bonnes questions, encourager l’expression et donner un feedback qui fasse grandir, sans blesser ? La qualité d’un entretien annuel repose en grande partie sur la préparation en amont. C’est pourquoi, chez Seven, nous recommandons systématiquement l’envoi d’un questionnaire structurant plusieurs jours avant la rencontre. Cet outil permet de poser les bases d’un échange réfléchi. D’une part, parce qu’il permet à un collaborateur de prendre de la hauteur sur son année, de revenir sur ses succès, ses défis, ses envies. D’autre part, parce que son manager (ou responsable RH, ou directeur) a le temps de préparer une discussion ciblée, humaine, et alignée avec les enjeux de l’équipe et plus globalement avec ceux de l’entreprise. Tout l’enjeu réside dans le choix des questions : celles qui ouvrent la réflexion, invitent au dialogue et résonnent avec la culture d’entreprise. Dans cet article, nous explorerons le pouvoir d’un questionnaire de préparation structuré pour transformer l’entretien annuel en un levier de dialogue, de reconnaissance et de projection. Nous vous partagerons aussi notre vision de l’entretien annuel ainsi que notre méthode pour concevoir des questionnaires personnalisées (selon le contexte, les besoins, le collaborateur, l’équipe, la vision d’équipe, etc.), engageants, et réellement utiles au développement de chaque individu.

L’entretien annuel : un temps de dialogue clé en entreprise

L’entretien annuel, est centré sur les performances de l’employé et ses missions réalisées sur l’année écoulée. Il permet d’évaluer les résultats d’un collaborateur, d’identifier ses points forts et axes d’amélioration, de fixer de nouveaux objectifs pour celui-ci et de laisser les deux parties partager leurs feedbacks. Il est souvent mené par le manager direct. A noter qu’il n’est pas imposé par la loi, contrairement à l’entretien professionnel. Cependant, il devient obligatoire pour les salariés en forfait jours.

Regarder en arrière : faits concrets et ressentis

• Dresser un bilan de l’année écoulée

  L’entretien annuel, c’est d’abord un temps pour faire le point sur les douze derniers mois. Il permet de revenir sur l’année écoulée, en lien direct avec les missions d’un collaborateur. C’est un moment privilégié pour évaluer ce qui a été accompli par le talent, observer ce qu’il a bien mené, relever les difficultés rencontrés, aborder les objectifs, les imprévus, les ajustements et parfois valoriser les efforts invisibles du quotidien. L’échange se fait généralement à deux ou trois : le collaborateur (l’évalué), son manager, un RH ou directeur (l’évaluateur).

  Prenons l’exemple de Nicolas : un ingénieur qualité. Cette année, il s’est vu confier des tâches hors de son périmètre initial : pilotage de budgets, création de tableaux de suivi, validation de factures fournisseurs… Des missions qui ne figuraient pas dans sa fiche de poste, mais qu’il a assumées avec rigueur. L’entretien annuel était le bon moment pour les faire remonter, en mesurer l’impact (sur lui, son équipe, la qualité des livrables, la satisfaction client), et surtout, en discuter.

• Parler des faits, mais aussi du vécu

  Le bilan ne s’arrête pas seulement aux résultats, il laisse place aussi au ressenti. Comment le collaborateur a-t-il vécu son année, au-delà des indicateurs ? Qu’est-ce qui l’a porté ? Fait douter ou enthousiasmé ? Ce ressenti peut concerner ses missions, ses relations avec les autres, son bien-être.

  Un exemple : Fatou, cheffe de projet dans une entreprise de services. Cette année, elle a piloté avec succès plusieurs projets stratégiques. Les résultats sont là. Mais en entretien, elle confie s’être sentie isolée à plusieurs moments, notamment lors de décisions à forte responsabilité. Elle évoque une certaine frustration : ses réussites ont été peu mises en valeur en interne, contrairement à celles d’autres équipes. Ce type de retour révèle ce qui ne se voit pas dans un tableau de bord.

Se projeter vers l’avenir : objectifs et missions futurs

L’entretien annuel est également un tremplin pour aborder les missions et objectifs à venir.

• Objectifs pour l’année à venir

  L’entretien annuel permet d’actualiser les priorités et de fixer des objectifs clairs pour les mois à venir. C’est une façon de vérifier l’alignement des missions du collaborateur avec l’ensemble des projets d’équipe, mais aussi avec les ambitions de l’entreprise.

• Évolution des missions

  Les collaborateurs souhaitent profiter de l’entretien annuel pour se confier sur leurs souhaits de faire évoluer leurs missions actuelles. Imaginons Aymeric, un assistant commercial, qui exprime le désir de prendre davantage de responsabilités en gestion client. L’échange avec son manager peut donner lieu à des discussions sur un besoin spécifique de formation en gestion des conflits, à une demande d’accompagnement par un mentor, ou à un ajustement de son périmètre d’actions.

Le questionnaire de préparation : un outil au service de toutes les parties

S’il est bien préparé et mené dans un climat de confiance, le questionnaire de préparation à l’entretien annuel peut générer de la valeur à tous les niveaux de l’organisation.

Pour le collaborateur : un espace d’expression

C’est un espace d’expression, parfois rare, où le collaborateur peut partager son ressenti, faire entendre sa voix et valoriser son travail. Il s’agit par ailleurs pour lui de prendre de la hauteur, et d’affirmer ce qu’il souhaite pour la suite ou encore de demander à l’évaluateur ce que celui-ci pense de lui.

Chez Seven, nous recommandons de multiplier les temps d’échange au fil de l’année. Cela permet de maintenir un lien plus fluide entre les équipes et d’éviter que des tensions ou besoins latents attendent uniquement le cadre de l’entretien annuel. En somme, les feedbacks peuvent avoir lieu à tout moment ! Managés, managers, responsables RH, directeurs, chacun peut être à l’initiative d’une discussion.

Pour le manager : une meilleure connaissance de son équipe

L’entretien annuel de l’un de ses collaborateurs est une opportunité précieuse pour mieux connaître les membres de son équipe, comprendre ce qui les motive et affiner sa propre posture managériale.

Lors de l’échange, le manager peut inviter son collaborateur à s’appuyer sur les Moving Motivators (le managé aussi peut le demander) : un jeu de cartes permettant aux managers de comprendre ce qui motive leurs collaborateurs (ex : tisser des liens, apprendre, avoir de l’impact sur les autres) et observer comment chaque motivation a été stimulée ou non dans le cadre d’une situation précise.

Le manager peut aussi décider de revoir son style de management, suite au feedback partagé par son managé. Peut-être que pour telle mission, ce n’était pas le style directif qui correspondait le mieux à son collaborateur, mais un style participatif.

Pour les RH : des signaux à capter

Quant aux RH, l’entretien annuel est pour eux un instant stratégique. Il leur permet de capter des signaux faibles : désengagement de certains collaborateurs, surcharge de travail, besoin de reconnaissance, tensions internes… Mais aussi, de déterminer des signaux forts : potentiel d’un collaborateur, appétence pour le management, capacité à fédérer, leadership naturel, forte implication dans des projets transverses... Autant d’indices qui peuvent orienter les politiques RH.

Le questionnaire offre une vision élargie des ressentis collaborateurs. Il permet aux RH de connaître leurs aspirations et freins. Par la suite, les RH peuvent identifier des tendances, comme une volonté d’un télétravail plus flexible, des incompréhensions sur les critères d’évolution au sein de la société, ou une demande récurrente de formation sur de nouveaux outils.

Ces données, une fois consolidées, nourrissent la connaissance de leurs talents, les plans de développement, les programmes de formation, et permettent d’ajuster les discours managériaux pour qu’ils soient en phase avec les réalités du terrain.

Pour l’entreprise : un levier d’engagement

Enfin, à l’échelle de l’organisation, l’entretien annuel est un levier de fidélisation, de mobilisation des équipes et d’alignement stratégique. Bien mené, il reflète la capacité de l’entreprise à écouter, valoriser ses talents et à donner du sens à leurs missions. Il aide aussi à mieux aligner les parcours individuels avec les objectifs de l’entreprise.

D’ailleurs, quand est-il préférable de l’organiser ? Historiquement, les entretiens annuels avaient lieu en décembre, en clôture de l’année civile. Mais de plus en plus d’organisations choisissent de les décaler à janvier, après les fêtes de fin d’année, pour bénéficier d’un temps d’échange plus posé et mieux préparé. Cela dit, il n’y a pas de règle unique. Certaines entreprises préfèrent les programmer à la fin d’un cycle budgétaire ou à la clôture d’un semestre, par exemple fin juin, début juillet. L’important, étant de trouver un moment cohérent avec le rythme de l’organisation et les disponibilités réelles des équipes.

Concevoir un bon questionnaire de préparation

Pourquoi envoyer un questionnaire en amont ?

Un bon entretien se prépare en amont, notamment grâce à un questionnaire envoyé plusieurs jours avant. Nous recommandons de laisser au minimum 5 jours ouvrés entre l’envoi du questionnaire et la tenue de l’entretien, afin de permettre un vrai temps de réflexion.

C’est à l’évaluateur (manager, RH ou dirigeant) de définir les questions posées dans le questionnaire de préparation. Il lui revient de formuler des questions adaptées à la réalité de l’équipe, aux enjeux de l’entreprise et aux objectifs de l’entretien. Chaque question influencera directement la posture de son collaborateur, les sujets qu’il osera (ou non) aborder, et la qualité du dialogue. Un questionnaire bâclé donnera lieu à un entretien flou, incomplet, voire frustrant.

Comment bien formuler les questions ?

Le choix des questions posées, leur formulation et l’ordre dans lesquelles les placer agiront sur la qualité de l’échange pendant l’entretien annuel. Quelques conseils :

• Expliquer en préambule l’objectif du questionnaire

  Avant de poser la première question, il peut être pertinent d’ajouter un court texte introductif. Ce texte permet de donner du sens à la démarche, de valoriser la parole du collaborateur, et d’éviter que le questionnaire ne soit rempli trop rapidement.

  Un exemple de paragraphe introductif : “Ce questionnaire a pour objectif de préparer votre entretien annuel. Il vous permet de prendre un temps de recul sur votre année, de partager vos réussites, vos besoins, vos envies. Vos réponses seront lues avec attention et nourriront un échange constructif. Nous vous invitons à prévoir au minimum 20 minutes pour y répondre.”

• Soigner la première question

  La première question donne le ton. Elle doit inviter à la réflexion sans être trop directe.

  Des exemples : “Quel mot ou phrase résume le mieux votre année ?” - “Quels moments forts souhaitez-vous partager ?” - “Si vous deviez retenir une seule fierté de cette année, laquelle serait-ce ?”

• Privilégier les questions ouvertes… avec mesure

  Les questions ouvertes, c’est-à-dire celles qui appellent une réponse rédigée, favorisent l’introspection, la nuance, l’expression du vécu.

  Des exemples : “Quelles compétences avez-vous le plus développées cette année ?” - “Avez-vous rencontré des difficultés particulières ? Si oui, lesquelles ?” - “Quels sujets aimeriez-vous explorer ou approfondir dans les mois à venir ?”

  Il est utile de les équilibrer avec des formats plus courts : des questions à échelles (ex. : “Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous votre équilibre de vie pro/perso cette année ?”), à choix multiples, ou des réponses fermées suivies d’un commentaire libre. Ce mix permet de fluidifier la complétion du questionnaire tout en préservant la qualité et la profondeur des réponses.

• Adapter le questionnaire d’entretien annuel selon les profils collaborateurs

  Les questionnaires de préparation doivent être personnalisés selon le poste, le niveau de responsabilité, les missions, l’ancienneté, l’expérience…

  Des exemples de questions pour un manager : “Qu’est-ce qui vous a aidé (ou freiné) dans votre rôle de manager cette année ?” - “Quels retours avez-vous reçus sur votre manière d’accompagner votre équipe ?”

  Et pour un collaborateur sans rôle managérial : “Dans quelles missions vous êtes-vous senti le plus autonome ?” - “Comment qualifieriez-vous la qualité des relations transverses cette année ?”

  Adapter les questions permet d’obtenir des retours plus pertinents, tout en montrant que chaque poste est considéré dans sa singularité.

• Dernière question du questionnaire : laisser une ouverture

  La dernière question du questionnaire peut être plus libre et plus personnelle. “Souhaitez-vous aborder un sujet qui n’a pas été évoqué dans ce questionnaire ?” - “Avez-vous une idée, un besoin ou une envie à partager pour l’année à venir ?” Ces questions offrent un espace d’expression non cadré, où peuvent émerger des signaux faibles, des frustrations du quotidien ou des idées nouvelles.

Quels bénéfices à digitaliser le questionnaire d’entretien annuel ?

Digitaliser le questionnaire d’entretien présente plusieurs bénéfices, aussi bien pour les RH que pour tout autre évaluateur.

• Un gain de temps à chaque étape

  Les plateformes RH comme OpenAleph de Seven, mais aussi d’autres outils digitaux, permettent de créer des modèles d’entretiens personnalisables selon les profils, métiers, pôles… Une fois créés, ces modèles peuvent être dupliqués, ajustés, enrichis… et envoyés en quelques clics.

• Un meilleur suivi des talents

  Le digital permet de centraliser les réponses, de suivre les complétions en temps réel, et d’envoyer des rappels automatisés selon des règles personnalisables. Chaque collaborateur reçoit ainsi le même niveau d’information et de relance, sans charge mentale supplémentaire pour les managers ou RH.

• Une trace historique

  En centralisant les données sur des plateformes RH, les évaluateurs peuvent retrouver plus facilement les réponses des années précédentes. Cela facilite le suivi des engagements, l’analyse des évolutions et la préparation d’un accompagnement plus fin. Un manager qui change d’équipe peut alors bénéficier d’une trace des échanges passés. Un RH en revue de talents peut mesurer une progression. Et un collaborateur peut se projeter en se basant sur son parcours réalisé.

• Une vision des tendances collectives

  Lorsque les données sont regroupées sur un même espace, il devient possible d’identifier des tendances partagées à l’échelle d’un pôle ou d’une entreprise : un besoin de formation récurrent sur un outil, un sentiment d’isolement régulièrement partagé, une incompréhension sur les perspectives d’évolution. Des éléments qui permettent aux RH et directeurs d’ajuster la politique interne, de faire évoluer les pratiques managériales, ou de prioriser certaines actions.