Former ses collègues sans être formateur : nos 8 conseils

Vous maîtrisez une compétence clé et aimeriez que votre équipe la maîtrise également. Cependant, comment partager efficacement ce que vous savez… quand former n’est pas votre métier ? On vous fait confiance pour transmettre votre expertise, même si vous n'avez encore jamais animé de formation. C’est une belle occasion de faire grandir vos collègues, et de développer, en parallèle, vos propres compétences en transmission. Mais par où commencer ? Chez Seven, nous accompagnons des experts qui, comme vous, se lancent dans l’aventure de la transmission. Avec notre programme Train the Trainers, nous les aidons à structurer leur savoir, créer des expériences d’apprentissage mémorables, et gagner en impact comme en confiance. Voici 8 conseils que nous leur partageons, et que vous aussi, vous pouvez appliquer pour préparer votre propre formation interne.

1. Apprenez à connaître vos participants

Identifier les attentes et les motivations pour mieux former ses collègues

Bien connaître vos participants est la première étape pour former vos collègues de manière adaptée et impactante. Pourquoi sont-ils là : par choix ou par obligation ? Quel est leur niveau sur le sujet : débutant, intermédiaire, expérimenté ? Qu’attendent-ils de cette formation ? Quels freins rencontrent-ils actuellement dans leur quotidien ? Ont-ils déjà suivi des formations internes, et si oui, avec quels a priori ou souvenirs ? Quelles contraintes de temps, de charge de travail ou de disponibilité peuvent influencer leur engagement ?

Selon la motivation des participants, leur niveau de connaissance, leurs problématiques, leur charge de travail, leurs méthodes d’assimilation d’un nouveau savoir, leur implication et leur manière d’aborder la formation seront très différentes.

Pour recueillir ces informations, vous avez besoin de récolter du feedback. Pour cela, vous pouvez envoyer un court questionnaire (à remplir en moins de 10 minutes) ou prévoir un échange informel de 10 à 15 minutes. L’important étant de leur faciliter la tâche et de chercher à obtenir leurs retours sans alourdir leur emploi du temps, souvent chargé.

Adapter sa pédagogie aux contraintes et au profil du groupe

Ces informations vous permettront d’ajuster vos exemples, vos activités et même votre vocabulaire pour être au plus près de leurs besoins et réussir votre formation interne.

Par exemple, si vous souhaitez former votre équipe support à mieux gérer la relation client par téléphone, et que vous découvrez qu’une partie des collaborateurs se sent déstabilisée face à un client qui élève la voix, vous pourrez décider d’intégrer un module spécifique sur la gestion des émotions et des situations tendues.

2. Partez des compétences finales

Construire son programme autour des compétences à acquérir

Avant de construire votre programme, commencez par définir ce que vous attendez concrètement des participants à la fin de la formation.

Si l’on reprend l’exemple d'une formation en relation client, vous pourriez viser trois compétences finales : Savoir mener un appel de A à Z en suivant une trame claire - Gérer une objection ou une insatisfaction client de façon professionnelle - Maintenir une posture relationnelle empathique même sous pression.

À partir de ces compétences, vous ne construirez plus votre formation autour de votre savoir, mais autour de leur futur savoir-faire. C’est la base pour former ses collègues efficacement.

Découper sa formation interne en étapes progressives et actionnables

Concrètement, cela veut dire que vous allez découper votre programme en plusieurs étapes pour favoriser l’acquisition de ces compétences. Vous pourriez ainsi organiser une première session pour comprendre leurs attentes et construire une trame d’appel. La deuxième session pourrait leur permettre de repérer les comportements difficiles et de travailler sur leur attitude. Lors de la troisième session, vous pourriez les amener à réaliser des appels tendus (fictifs, bien sûr) à travers des jeux de rôle.

Chaque session sera un pas vers l’objectif final, avec des exercices et exemples qui serviront directement aux compétences visées. Pour vous, en tant que formateur, cela vous permettra de mieux choisir vos activités et cas pratiques : vous sélectionnerez uniquement ce qui est utile pour atteindre l’objectif fixé. Vous aiderez vos participants à voir concrètement leur progression au fil des séances, et surtout, les préparerez à appliquer concrètement ce qu’ils auront appris, une fois la formation terminée.

3. Traduisez votre expertise en langage clair

Simplifier sans dénaturer la richesse du contenu

Quand on maîtrise un sujet, on oublie parfois à quel point certains concepts peuvent sembler flous ou techniques pour ceux qui ne baignent pas dedans au quotidien. Le défi du formateur est de rendre son contenu accessible, sans pour autant le simplifier au point d’en perdre l’essentiel.

Pour former vos collègues sans perdre leur attention, il convient de veiller à formuler les idées de manière concrète et parlante. Par exemple, au lieu de dire : « Nous allons travailler sur la résolution d’insatisfaction client à chaud via un protocole d’escalade et de médiation », il sera plus clair d’annoncer : « Nous allons apprendre à répondre à un client mécontent et à désamorcer la situation avant, si besoin, de faire intervenir un responsable. »

Ancrer chaque concept dans des situations concrètes du quotidien

Pour construire vos explications, pensez en trois étapes : 1/ commencez par présenter l’idée principale simplement, 2/ illustrez-la immédiatement par un exemple concret, 3/ montrez comment elle s’applique dans le quotidien professionnel des participants.

Par exemple, plutôt que d’énumérer les “types d’objections clients”, racontez une situation vécue : « Imaginez qu’un client vous appelle furieux parce que sa commande est arrivée en retard. Que feriez-vous ? » Cela ancre immédiatement la théorie dans une réalité tangible et stimule l’envie de s’impliquer.

Enfin, pour valider la clarté de vos supports, faites-les relire par une personne volontairement non experte du sujet. Si elle comprend rapidement ce que vous voulez transmettre, c’est que votre message est prêt pour votre public.

4. Variez les formats et le rythme pour capter tous les profils

Mobiliser différentes formes d’intelligences

Chaque apprenant est différent. Certains retiennent mieux en écoutant, d'autres en écrivant, d’autres en discutant, d’autres encore en visualisant... Pour concevoir une formation qui engage tous les participants, il est essentiel de varier les formats et de mobiliser différentes formes d'intelligence, comme l’a théorisé Howard Gardner.

En 1983, H. Gardner, psychologue américain, a proposé l'idée que l'intelligence n'était pas unique, mais multiple. Selon lui, chaque individu dispose d'un ensemble d'intelligences : logique, verbale, spatiale, kinesthésique, interpersonnelle, intrapersonnelle, musicale et naturaliste. Dans un contexte de formation professionnelle, ces intelligences sont particulièrement utiles à mobiliser pour rendre l'apprentissage plus accessible et vivant.

Conservons l’exemple d'une formation sur la relation client. Vous pourriez solliciter l’intelligence logico-mathématique en proposant une analyse de statistiques clients ou la résolution d'un cas pratique à partir d’indicateurs de satisfaction. Vous pourriez activer l’intelligence verbo-linguistique en demandant aux participants de rédiger des mails types, de reformuler un discours client ou de construire un argumentaire oral. Pour développer l’intelligence kinesthésique et interpersonnelle, des jeux de rôle simulant un appel client permettraient aux participants de s'exercer en conditions proches du réel tout en interagissant avec d'autres. L’intelligence visuo-spatiale, pourrait quant à elle, être mobilisée avec une carte mentale représentant les différentes étapes d’un appel. Enfin, l’intelligence intrapersonnelle pourrait être renforcée par des temps d’auto-évaluation individuels, où chacun serait invité à réfléchir à ses propres réflexes relationnels et à ses marges de progression.

Alterner les activités

Mais varier les formats ne suffit pas. Il est aussi essentiel de travailler le rythme de votre session. Une étude publiée en 2023 dans Frontiers in Cognition montre que la durée moyenne d’attention soutenue chez un adulte est d’environ 76 secondes. Cela ne veut pas dire qu’il faut changer d’activité à chaque instant, mais qu’il faut régulièrement relancer l’attention.

Pour cela, alternez les séquences : 5 minutes d’apport théorique, 10 minutes de réflexion individuelle, 15 minutes d’échange, puis 10 minutes de mise en commun. Ce type de construction en « séquences courtes et variées » permet à chacun de rester actif et impliqué.

Enfin, soignez les transitions. Ne passez pas brutalement d’un exercice à un autre. Annoncez la suite de manière fluide : « Maintenant que vous avez réfléchi individuellement, échangez vos idées avec votre binôme » ou « Vous venez de découvrir le concept, voyons comment il s’applique dans un cas concret ».

5. Commencez chaque session par un ice breaker

Créer une dynamique de groupe positive dès les premières minutes

Chez Seven, chaque session de formation commence par une mise en action immédiate. Pas de présentation de l’intervenant façon CV, ni de tour de table classique. Pourquoi ? Parce que les premières minutes d’une formation sont décisives. C’est à ce moment-là que se joue l’attention des participants, leur niveau d’engagement et leur envie de participer. Pour capter l’attentiondès le départ, nous recommandons systématiquement de démarrer par un ice breaker : une activité courte, de 5 à 15 minutes, conçue pour faire entrer les participants dans l’action, la réflexion ou l’échange. L’objectif : briser la distance, éveiller l’énergie du groupe et créer un climat propice à l’apprentissage.

Un exemple d’ice breaker que nous utilisons chez Seven : l’investigation. Les participants se mettent par deux (ou trois selon l’effectif) et disposent de trois minutes pour effectuer une rapide recherche en ligne sur leur binôme. Ils doivent ensuite présenter leur "profilé" au reste du groupe. Cette activité, à la fois ludique et engageante, stimule la curiosité, la prise de parole et installe une dynamique d’échanges.

Introduire subtilement la thématique de la session grâce à un ice breaker ciblé

L’important est de choisir un ice breaker en lien avec le thème de votre session ou la compétence que vous souhaitez développer. Un bon ice breaker ne se contente pas de « détendre l’atmosphère » : il prépare le terrain. Il permet d’introduire subtilement le sujet de la formation, de mobiliser les participants, ou encore de révéler leur état d’esprit face à la thématique.

La présentation de l’intervenant et les échanges plus formels peuvent venir dans un second temps, une fois que l’attention est éveillée et que le groupe est déjà engagé.

6. Laissez une place aux échanges collectifs

Valoriser l’intelligence collective

En formation, vous n’êtes pas le seul à apporter du savoir. Très souvent, ce sont les échanges entre participants qui déclenchent les prises de conscience les plus fortes. Une anecdote, un retour d’expérience ou une contradiction constructive peut parfois marquer davantage qu’une explication théorique.

Votre rôle, en tant que formateur, est de faire émerger les savoirs du groupe et de valoriser les échanges entre pairs, les bonnes pratiques qu’ils se partagent. Pour encourager cette dynamique, privilégiez les questions ouvertes qui suscitent la réflexion et l’envie de participer. Par exemple : Quelle serait votre première réaction dans cette situation ? Avez-vous déjà été confronté à un cas similaire ? Si vous deviez conseiller un collègue, que lui diriez-vous ? Qu’avez-vous retenu ou apprécié dans l’intervention de votre binôme ?

Structurer les discussions

Ces temps d’échange peuvent intervenir à différents moments : en début de session pour faire émerger les représentations initiales, au milieu pour créer des respirations et du recul, ou en fin de séquence pour consolider les apprentissages.

Mais attention, l’échange seul ne suffit pas. Le formateur doit veiller à reformuler les idées fortes exprimées de manière claire et être en mesure de les relier aux objectifs pédagogiques de la session.

Si vous animez en présentiel, pensez aussi à l’aménagement de l’espace : une disposition en cercle, en U, ou en petits groupes facilite naturellement les interactions et casse la posture classique où seuls le formateur et le contenu sont centraux.

7. Restez positif et adaptable face à l’imprévu

Faire de chaque imprévu une opportunité d'approfondissement

En formation, rien ne se déroule jamais exactement comme prévu, et c’est normal. Les imprévus font partie intégrante du quotidien de tout formateur. L’enjeu n’est pas de tout anticiper, mais d’apprendre à réagir avec souplesse.

Même si vous avez préparé plusieurs scénarios et envisagé différents cas de figure, il arrivera que certaines situations vous prennent de court. Dans ces moments-là, l’essentiel est de les accueillir comme des opportunités d’ajustement. Ce sont souvent ces écarts au programme qui permettent de mieux répondre aux besoins réels du groupe.

Si un participant indique qu’il connaît déjà le contenu abordé, utilisez cette occasion pour enrichir la session. Invitez-le à reformuler ce qu’il a retenu, à donner un exemple concret ou à partager son expérience avec le groupe. Vous valorisez son savoir tout en offrant une nouvelle perspective aux autres.

Si des discussions parallèles apparaissent, ne réprimez pas immédiatement les participants concernées. Prenez un moment pour comprendre. Est-ce lié à un sujet qui les mobilise davantage ? Ont-ils terminé plus tôt ? Vous pouvez choisir de rebondir en intégrant leur échange dans la dynamique du groupe ou en leur proposant un prolongement de l’activité.

Si un participant arrive en retard, accueillez-le simplement et positivement. Proposez-lui un rapide résumé de ce qui a été vu ou demandez à son voisin de table de lui faire un bref point.

Votre langage joue aussi un rôle central dans l’ambiance de la session. Optez pour des formulations orientées solution : « Bien sûr », « On va trouver une façon de faire », « C’est l’occasion d’essayer ». Ces mots envoient un signal positif : ici, on s’adapte, on avance, ensemble. Ce climat posé dès le départ encourage l’engagement et favorise l’apprentissage.

Ajuster le déroulé en direct

Préparer votre contenu, c’est essentiel. Mais ce qui fait vraiment la différence, c’est votre capacité à le faire évoluer en direct, selon ce que vous observez.

Si votre groupe avance rapidement, proposez des variantes plus poussées : cas pratiques plus complexes, exercices avancés, ou mise en application sur des situations plus exigeantes.

À l’inverse, si certains peinent à suivre, ralentissez. Reformulez, illustrez, reprenez les bases. Parfois, une consigne clarifiée ou un exemple concret suffit à débloquer la compréhension.

Soyez aussi attentif à l’énergie du groupe. Si vous sentez une baisse d’attention, changez de rythme, intégrez une pause ou lancez une activité plus dynamique. Et si une discussion spontanée surgit, ne la coupez pas trop vite : elle peut révéler des enjeux importants, ou servir de tremplin à un apprentissage inattendu.

Enfin, si une activité ne prend pas : laissez-la de côté. Ce n’est pas un échec. L’important, ce n’est pas de tout dérouler comme prévu, mais de rester au plus proche de l’objectif : permettre à chacun de progresser, à son rythme et en fonction de ses besoins.

8. Veillez à ce que chacun se sente écouté

Installer un climat de confiance

Pour qu’une formation soit réellement engageante, chaque participant doit sentir qu’il a une place, qu’il peut s’exprimer librement, partager un échec sans crainte de jugement.

Dès la première session, posez un cadre clair et bienveillant. Rappelez notamment les règles essentielles : droit à l’erreur, respect mutuel, absence de jugement. Installez un climat où chaque prise de parole, même hésitante, est accueillie avec attention. Développez tout le long une écoute active et reformulez les propos de manière respectueuse et valorisante pour montrer que ce qui est exprimé a de la valeur.

Observer les signaux faibles

Être à l’écoute, ce n’est pas seulement entendre ce qui est dit, c’est aussi observer ce qui ne l’est pas. Repérez les signaux faibles : un participant qui décroche, un autre qui hésite à prendre la parole, un silence prolongé après une question. Ces indices vous permettront d’adapter votre rythme, de reformuler vos consignes ou d'ouvrir un temps d’échange plus sécurisant.

Encouragez des moments où la parole peut circuler librement. Intégrez des temps de feedback, posez des questions ouvertes, organisez de courts tours de table pour capter les ressentis.
Par exemple : « Comment vous sentez-vous sur ce sujet ? » – « Quelle difficulté principale voyez-vous dans cette situation ? » – « Que retenez-vous de ce qu’on vient de partager ? »

Quand les participants se sentent réellement écoutés, ils osent plus facilement poser des questions, partager leurs expériences et tester de nouvelles idées.