Méthode Kaizen : une aide pour appréhender le changement en entreprise avec la covid-19

Article de fond

RÉFLEXION

02 Février 2021

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Méthode Kaizen pour s’adapter au changement au travail

La conduite du changement en entreprise avec les 8 étapes de Kotter

La crise sanitaire a amené les entreprises à revoir leur organisation et donc à imposer des changements aux salariés. Ces derniers n’ont eu d’autres choix que de s’adapter, et les managers de faire accepter la transformation. Parce qu’en 2021, le changement est loin de s’arrêter, les salariés et les managers doivent s’y préparer au mieux. Pour ne pas bouleverser du jour au lendemain leurs habitudes de travail tout en faisant en sorte que le changement soit pris en compte, la méthode Kaizen ou méthode des petits pas peut constituer une bonne alternative.

Le changement au travail, vécu comme déstabilisant pour les travailleurs

Lorsqu’on se tourne vers les travailleurs, peu considèrent le changement comme un facteur positif. Nombreux sont ceux qui voient cela comme une remise en question, voire même comme une menace. Différents types de réticences s’observent : les opposants qui n’adhèrent pas du tout au changement, les passifs qui attendent de voir ce que le changement apportera et les partisans qui font preuve d’enthousiasme. Avec la Covid-19, les salariés ont pu noter des changements quelque peu déstabilisants avec : des blocages des chaînes de production, du télétravail régulier voire constant, des effectifs réduits et donc des salariés mis au chômage (ou chômage partiel), etc.

Convaincre ses collaborateurs du bien-fondé du changement

Si vous êtes manager et souhaitez faire adopter le changement que la crise du covid a généré, il est essentiel d’adopter un état d’esprit positif et convaincre vos collaborateurs qu’il existe des bénéfices car il ne faut pas oublier que sans eux, votre entreprise n’a pas lieu d’être ! C’est pourquoi, nous vous proposons de vous tourner vers une méthode qui déstabilisera peu vos collaborateurs : le Kaizen. Si on se met dans un état d’esprit positif, on pourra constater quelques éléments positifs : la montée de l’économie collaborative, des liens sociaux et des avancées technologiques. A vous, selon votre domaine d’activité de réfléchir aux avantages que cette situation si particulière si vous a apportée.

En tant que manager, il sera de votre responsabilité d’accompagner vos collaborateurs dans la courbe du changement (choc, colère, tristesse, acceptation, motivation) et d’éviter que certains ne soient bloqués dans l’une des phases, en particulier celle de la tristesse, qui s’accompagne de la nostalgie des moments passés. Si elle s’éternise trop longtemps, ce ne sera pas sain pour le collaborateur qui ne pourra pas passer à la phase suivante : l’acceptation de la situation et le regard tourné vers l’avenir.

Si la théorie de la courbe du changement vous intéresse et que vous souhaitez explorer ce sujet, sachez que nous proposons une formation intitulée Gérer le changement. De plus, si vous le souhaitez, vous pouvez également échanger avec nous sur vos besoins d’adaptation au changement.

La conduite du changement : un facteur positif selon la méthode Kaizen

Pour parvenir à faire adopter la conduite du changement dans la sphère professionnelle et qui plus est en période de covid, la méthode Kaizen peut être efficace car elle implique l’ensemble des collaborateurs. Cette approche d’origine japonaise s'est développée à la suite de la deuxième guerre mondiale dans les usines Toyota. Elle s’applique sur des petites avancées menées au quotidien. Pour mieux comprendre le fonctionnement de cette méthode, nous nous permettons de décomposer ce mot. La première syllabe « Kai » évoque le changement tandis que la deuxième syllabe « Zen » évoque, comme vous pouvez le deviner, quelque chose d’apaisant, de positif et donc de meilleur. Ainsi, à bien y regarder, la conduite du changement pourrait être perçue comme positive puisqu’elle amènerait quelque chose de meilleur.

Des améliorations répétées pour faire ancrer le changement dans ses habitudes

La méthode Kaizen fonctionne grâce à des améliorations répétées un peu chaque jour. Il s’agit en quelque sorte de la méthode des petits pas, peut-être la connaissez-vous déjà ? Un peu tous les jours, les salariés effectuent des actions dans le but d’atteindre leur objectif final. Le changement n’est alors pas brutal mais doux, permettant aux collaborateurs de s’adapter plus facilement et d’accepter cette situation de changement. Grâce à des améliorations progressives, les nouveautés deviennent in fine une habitude de travail, un réflexe.

Dans le cadre de la situation de covid-19, l’organisation de travail de votre entreprise a certainement changé : que ce soit par votre approche envers vos clients, par votre organisation en interne, par vos missions quotidiennes ou autres. Nous allons ici vous partager un exemple d’améliorations répétées.

Admettons que vous travaillez pour le développement d’un magasin de vêtements et que votre activité a été bousculée, vous pouvez vouloir recentrer votre activité sur votre site e-commerce, jusque-là peu actif. Pour continuer de développer la notoriété de votre boutique et la vente de vos produits, vous pouvez réfléchir à vos nouvelles actions sur la méthode des petits pas.

Voici quelques exemples d’actions progressives à répéter : gardez contact avec vos clients une fois par mois, puis deux fois par mois, puis 1 fois par semaine; choisissez un canal avec vos clients (mails), puis ajoutez en un deuxième (mails + réseaux sociaux) et ensuite un troisième (mails + réseaux sociaux + sites). Ainsi, comme vous le devinez, l’idée est d’augmenter la cadence de façon progressive afin de vous fixer des objectifs réalisables, de vous permettre d’obtenir des petites victoires qui vous entraîneront dans une spirale positive.

Ainsi, une micro-action de départ peut aboutir à de grands effets. Nous pouvons citer l’effet surprenant d’une action, à priori anodine, celle du vol d’un papillon en Amérique du Sud. Celui-ci a provoqué un léger déplacement d’air. A terme, ce déplacement d’air a influencé sur la météo en France. Cet exemple, pour vous illustrer le fameux proverbe “Les petites causes produisent des grands effets”. Il faut donc avoir en tête qu’une action, même minime peut induire un résultat important en différé.

La lenteur comme facteur de réussite

Prendre son temps n’est pas nécessairement négatif ou mauvais pour atteindre ses performances. En effet, la lenteur est un moyen efficace pour faire accepter plus facilement un changement en entreprise comme : une réorganisation du personnel, une acquisition d'un nouveau logiciel, un déménagement dans de nouveaux locaux, une dépersonnalisation des bureaux avec les open-spaces, etc. Adopter la méthode slow évite ainsi les possibles résistances des travailleurs.

Prenons l’exemple d’un amateur de montagnes et beaux paysages, qui souhaiterait faire le G20 (Grande Randonnée en Corse) durant les vacances d’été mais qui serait novice en randonnées. S’il se jette d’un coup dans le grand bain, il risque de se décourager et de ne pas atteindre l’objectif qu’il s’est fixé car le changement risque d’être trop brutal pour lui. A l’inverse, s’il s’entraîne régulièrement en commençant avec des petites randonnées, puis en augmentant graduellement la durée, le dénivelé et la difficulté des chemins, son corps et son état d’esprit s’habitueront et le randonneur sera fin prêt pour faire le G20.

Expliquer les raisons du changement pour faire adhérer au projet

Avant toute chose, pour faire accepter le changement, il convient d’expliquer à ses collègues les raisons, être transparent avec eux, les écouter, faire preuve d’empathie et réfléchir avec eux aux solutions. La coopération est de mise ! Pour cela, vous pouvez notamment vous appuyer sur la technique des cinq pourquoi qui consiste à poser cinq fois la question « Pourquoi ». Au fur-et-à-mesure, vous évoquez les différentes raisons de votre choix, allant du plus général au plus spécifique.

Les discussions en période de covid-19 sont particulièrement nécessaires car elles permettent de comprendre le point de vue de chacun. Même si ces discussions aboutissent à des sentiments douloureux, il est toutefois nécessaire d’en avoir conscience pour réfléchir à une amélioration progressive.

Diviser un objectif macro en sous-objectifs pour une satisfaction des salariés

Parmi les 8 étapes du changement de Kotter, se fixer des objectifs intermédiaires en fait partie. Afin d’éviter que les collaborateurs prennent peur avec le changement imposé par la crise du covid-19, le mieux est de diviser votre objectif macro en plusieurs étapes. En procédant ainsi, les collaborateurs arriveront plus facilement à atteindre leurs petits objectifs et leur moral sera amélioré puisqu’ils verront leurs efforts récompensés. Atteindre ses petits objectifs leur permettront d’arriver progressivement au résultat final fixé par l’objectif macro.

S’appuyer sur les forces de chacun avec le travail en équipe

Il ne faut pas oublier que le changement imposé par la crise s’applique à tous. L’objectif final fixé par l’entreprise est commun à tous les salariés et non individuel. Ce sont les efforts répétés et croissants de chaque membre de l’équipe qui permettront de faire adhérer à la conduite du changement. Le travail en équipe est donc primordial dans le cadre du processus d’amélioration continue.

Chaque collaborateur avec ses compétences, ses valeurs, ses soft skills, dispose de forces qui lui sont propres. Il convient donc d’exploiter ses forces et de s’en servir pour entraider ceux qui en ont besoin.

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