Le management visuel : un outil incontournable à déployer en gestion d’équipe

Gestion de projet

RÉFLEXION

15 Mars 2022

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Le management visuel : un outil incontournable à déployer en gestion d’équipe

Le management visuel : un outil incontournable à déployer en gestion d’équipe

Des assiettes soigneusement dressées vous donnent-elles envie de savourer ce qui est présenté devant vous ? De jolis dessins sur vos cappuccinos égayent-ils votre dégustation de cafés ? Une maison joliment décorée, vous fait-elle vous sentir mieux chez vous ? De beaux vêtements portés pour la première fois vous donnent-ils plus d’assurance pour la journée ? En prenant des exemples personnels et en observant autour de vous, vous constaterez que le visuel peut sublimer les instants de vie, transformer des éléments initialement classiques, améliorer sa capacité de mémorisation, favoriser sa motivation à réaliser une action...

Dans le monde professionnel, le visuel peut aussi faire la différence ! En effet, une excellente présentation des informations peut considérablement vous aider dans votre travail. Au lieu de lire les données sans les comprendre, ni les retenir, elles peuvent, lorsqu’elles sont bien présentées, rendre une information lisible, compréhensible et assimilable. Les sociétés qui utilisent la perception visuelle afin de clarifier leur message, expérimentent en fait le “management visuel” ou “data visualisation” : une méthode issue du “Lean Management”, utilisée en gestion de projet. Parce que ce concept apporte tant au niveau de la société, de l’équipe que de l’individu, nous pensons utile de vous partager de quelle façon déployer le management visuel.

Management visuel : à quoi sert-il ?
Mieux retenir par la vue

Avant de mettre en place le management visuel ou “data visualisation” pour ceux qui préfèrent utiliser l’expression anglaise, il est essentiel de se rappeler les différentes façons servant à mémoriser une information (autre que la vue) : l’écriture, l’ouïe, l’activité physique, le toucher, le goût ... . Comme on peut l’observer, les aides pour la mémorisation sont multiples.

Certains ont la chance de disposer d’une étonnante capacité à se souvenir des vêtements que portait une personne, alors rencontrée une seule fois et ce il y a plusieurs mois déjà. D’autres peuvent retenir une infinité de logos et les marques auxquelles ils sont associés. D’autres encore arrivent à se remémorer l’agencement et la décoration d’un lieu malgré qu’ils s’y sont rendu une seule fois. Certains enfin peuvent facilement se repérer dans une ville, alors inconnue pour eux juste avant.

On dit de ces personnes qu’elles possèdent une intelligence visuelle très développée. Toutefois, tous autant que nous sommes la possédons malgré le fait que nous ne l’utilisions pas tous à son plein potentiel. Certains seront particulièrement enthousiastes à la mise en place d’outils de management visuel car ils savent d’emblée qu’ils retiendront beaucoup plus. D’autres percevront ces outils comme des “tendances” n’apportant pas de valeur ajoutée. Peu importe que vous ayez une intelligence visuelle très ou peu développée, le management visuel s’avèrera utile dans le cadre de la gestion d’un projet d’équipe et c’est que nous allons vous présenter.

Ce n’est pas anodin si nous sommes nombreux à nous être ennuyés devant une présentation Power Point, Google Slides ou KeyNotes. Nous avons tous fait l’expérience des présentations peu attractives et peu claires à comprendre et souhaitons éviter de reproduire ce schéma. De nombreux articles sur le sujet existent mais pour vous donner quelques conditions essentielles à respecter : tenez-vous à deux ou trois couleurs principales pour vos diapositives, structurez vos diapositives en mettant les informations les plus importantes en taille élevée et en caractère “gras”, limitez-vous en texte, évitez les polices inférieurs à 30pts, appuyez vos propos d’images adéquates.

Visualiser en un clin d’oeil les informations importantes

Grâce aux outils de management visuel, chaque collègue qui y accède, connaît les actions déjà entreprises, celles en cours et à venir. Des données complexes peuvent ainsi être mises en forme de façon plus simplifiée, permettant à n’importe quelle personne qui les lit, de les comprendre.

Présentées sous forme de graphiques, histogrammes, camemberts, diagrammes ou autres représentations, les personnes utilisant ces outils de data visualisation, peuvent plus facilement repérer des informations et donc gagner du temps. Le risque étant qu’elles s’orientent vers une mauvaise représentation des données, rendant leur compréhension des informations difficile et les faisant à l’inverse de l’objectif souhaité, perdre du temps.

Pour exemple, une bonne utilisation d’une représentation en camembert serait une disposition de la portion la plus grande à la plus faible, dans le sens des aiguilles d’une montre, permettant ainsi une lecture intuitive et une facilité de compréhension. Parfois, lorsqu’une donnée chiffrée est particulièrement importante, la mise en avant de nombre clés, accompagnés d’une description peut s’avérer plus efficace que des schémas.

Outre le format choisi qui impacte sur la compréhension des données, le choix des couleurs joue aussi pour beaucoup. Les couleurs peuvent servir à la catégorisation des informations. Prenez par exemple les données inscrites dans le langage HTML, qui sont présentée d’une couleur différente suivant leur typologie (classe, contenu, etc.). Pour certains, la couleur des données variant suivant l’état (”à venir”, “en cours”, “réalisé”) parlera davantage. Le plus souvent, on accordera du vert pour un statut “terminé”, du orange pour un statut “en cours de réalisation” et du “rouge” pour une tâche pas encore créée.

Les données peuvent avoir d’autres formats que des chiffres, des schémas ou des textes. Par exemple, elles peuvent se présenter sous la forme d’une carte digitale. Ce format est notamment très utilisée lorsque l’on souhaite montrer la démographie des pays. Naturellement, on comprend que plus un rond a une taille élevée, plus le nombre d’habitants de la ville (ou de la région) est important.

Prendre plus facilement des décisions

Imaginez que vous choisissiez d’afficher les taux d’ouverture de vos mails sous forme de camembert et observez qu’il y a un mois dans l’année où le taux a été particulièrement bas, vous pourriez choisir de déployer des mesures nécessaires : révision de votre objet du mail, changement de l’adresse expéditeur, choix d’un nouvel horaire pour l’envoi, ... . Présentées de façon lisibles, vous pouvez exploiter les informations pour définir des mesures adéquates.

Toujours pour prendre la meilleure décision possible, la comparaison de plusieurs valeurs peut vous y aider. Celle-ci pourra se faire par une observation de plusieurs données au cours d’une même période, l’analyse de résultats issus de différents produits, ou encore la mise en avant des performances de diverses équipes. Des courbes, histogrammes ou barres parfois assortis d’un code couleur spécifique pourront vous guider dans votre processus de comparaison. En conséquence, vous serez plus à même de prendre la décision la plus pertinente.

Vous constatez qu’une campagne de communication lancée sur un événement identique mais ce à un an d’intervalle, a généré plus de leads en 2020 qu’en 2021. En analysant de plus près les actions menées au cours de chacune de ces années, vous pourriez faire ressortir l’action qui vous a manquée ou avez mal effectuée en 2021; et ainsi améliorer vos tâches pour 2022.

Avoir une connaissance élargie des missions de chacun

Comme le management visuel prône la gestion du travail en mode projet, chaque collaborateur peut être informé des activités de ses collèges. L’enjeu étant de prendre conscience que l’association des missions de tous amène à la réalisation du projet. Chacun contribue à mettre sa pierre à l’édifice. Une telle transparence pourra avoir pour conséquence de rassurer les équipes, montrer que le travail de tous les collaborateurs compte et favoriser la connaissance de l’entreprise.

Des exemples d’outils et de méthodes de data visualisation

Pour que vous visualisiez les outils qui s’intègrent dans la catégorie de “data visualisation”, nous allons en citer quelques-uns. Etant donné qu’il en existe une variété, il est essentiel de choisir le bon en fonction de ses besoins et de son public utilisateur.

Trello

Facile d’utilisation, le logiciel Trello permet à quiconque de créer des tableaux digitaux grâce à des cartes pouvant être placées au sein de colonnes et déplacées suivant les actions réalisées. Par exemple, la mission “Envoi de la propal” pourra passer dans plusieurs colonnes : d’abord “à faire”, puis “en cours”, “prêt”, “à valider par le N+1” et enfin “Fait”. Pour que l’information soit la plus compréhensible possible et que les collaborateurs sachent qui se chargent de la rédaction de la proposition, une couleur différente pourra être utilisée selon le collaborateur en charge de l’action. Un tag rouge pour Sacha pourra être créé, un tag jaune pour“Louise” et enfin un tag violet pour “Paula”.

Trouvez le template qui vous correspond sur Trello !

Notion

Un autre outil collaboratif de gestion des tâches en ligne, également facile d’utilisation est Notion. L’avantage de ce logiciel : l**a possibilité de choisir la manière dont sont organisées les informations, en tableaux, en cartes, en kanban, en calendrier, ...** .

Précisons toutefois que sur Notion et bien d’autres logiciels, il est préférable de définir en amont les besoins de l’entreprise, ses enjeux et ses objectifs pour trouver le meilleur format possible. Auquel cas, la présentation des données risque d’être régulièrement modifiée, ne permettant pas aux utilisateurs de s’habituer.

Google Analytics

Lorsque vous utilisez Google Analytics (ce service gratuit d'analyse d'audience de votre site web), vous pouvez visualiser les données les plus importantes sur la page d’accueil, vous rendre dans les catégories vous intéressant le plus (audience, acquisition, comportement, conversions), choisir les vues les plus pertinentes (en graphique, en camembert, en barres, etc.) et créer vos propres tableaux de bord. En quelques secondes, vous êtes ainsi capable d’identifier si une chose anormale s’est produite (ex: une chute brutale de trafic, une baisse de conversion, etc.) et donc d’ajuster vos actions en conséquence.

La matrice d’Eisenhower

Une autre méthode efficace pour classer ses tâches est la matrice d’Eisenhower. Répartie en 4 cases, celle-ci encourage ses utilisateurs à placer chacune de leurs missions dans l’une des catégories suivantes : **missions importantes et urgentes, celles importantes mais pas urgentes, celles pas importantes mais urgentes et enfin celles non importantes et non urgentes**.

Suivant les cases dans lesquelles les missions sont rangées, ce sont des actions différentes que les utilisateurs sont invités à effectuer : réaliser l’action immédiatement si c’est urgent et important, la déléguer si elle est urgente mais pas importante, la programmer si c’est pas urgent mais important et enfin la supprimer si c’est non urgent et non important.

Rendez-vous ici pour utiliser le template de la matrice d’Eisenhower sur Notion !

Le diagramme de Gantt

Pour visualiser des informations en clin d’oeil sur une période précise, le diagramme de Gantt peut s’y prêter. Présenté sous forme de tableau, il met en exergue un ensemble de tâches (matérialisées par une barre horizontale) à réaliser entre une période A et une période B. Lorsque vous travaillez sur un projet qui s’étale sur une durée définie et que vos actions sont évolutives, l’utilisation du diagramme de Gantt pourra convenir. Par cet outil, les tâches seront répertoriées dans le détail et chacune d’elle sera associée à un ou plusieurs collaborateurs, de façon à ce qu’il soit facile de savoir ce qui a déjà été fait, par qui cela été fait, ce qui est en cours de réalisation et le responsable de l’action.

Le Lean Canvas

Lorsque vous souhaitez synthétiser les éléments stratégiques de votre projet actuel (ou celui à venir), l’outil “Lean Canvas” basé sur le mouvement “Lean Startup” peut vous y aider. Agencé sous forme de tableau (en version papier ou digitale), le plus souvent en 9 cases, les utilisateurs de l’outil peuvent observer sur une seule page les informations stratégiques nécessaire à la compréhension de leur projet. Ainsi, ils peuvent mieux identifier si les éléments mis ensembles sont cohérents, et si un fil rouge ressort. Dans le cas contraire, cela signifiera que la stratégie est à revoir.

Les posts-its

Ne négligeons pas la traditionnelle méthode des posts-its. Souvent utilisés pour se rappeler une tâche que l’on a peur d’oublier (“Acheter du sucre”, “Contacter Monsieur Durand”, ...), ils peuvent aussi servir dans le cadre d’un “brainstorming”. Cette technique qui consiste à réunir plusieurs collaborateurs autour d’une réunion informelle, permet aux personnes conviées de noter leurs idées sur de petits supports de papiers colorés. Un chef de projet récupère ensuite les papiers pour les classer et mener l’échange.

Imaginons que vous distribuez des posts-its à vos collègues afin qu’ils réfléchissent à l’onboarding des nouveaux talents. En associant tous leurs post-its, vous pourrez distinguer 3 grandes catégories : l’intégration de la recrue, l’accompagnement de celle-ci dans ses missions et le partage à celle-ci des informations sur l’entreprise.

Dans le cadre de la gestion d’un projet, l’utilisation d’un outil de “management visuel” pourra accentuer l’efficacité des collaborateurs. Comme ces derniers pourront accéder à des données de façon plus simplifiée, ils seront plus aptes à prendre des décisions en accord avec leurs observations, à partager les informations à leur équipe. Grâce au large choix d’outils existants sur le marché (Trello, Notion, Google Analytics, etc.), aux différents formats de présentation des données (en camemberts, en graphiques, en courbes, en kanban, en calendrier, en posts-its, etc.), ils pourraont trouver la méthode de présentation leur correspondant le mieux.

Le plus difficile reste toutefois l’identification du bon outil et du bon format à leur situation. En effet, suivant leur secteur d’activité, les types de missions (production de contenus, réalisation de plusieurs petites tâches, ...), leur mode de travailler (collaboratif ou autonome) et leur processus de validation, ce seront des présentations spécifiques qui leur conviendront. Reproduire la même présentation des données qu’une personne ayant un modèle qui fonctionne, ne s’adaptera peut-être à tous. Regarder ce qui se fait doit seulement servir à donner des idées et à personnaliser sa présentation des informations.

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