Du temps des Romains, la négociation était associée à un loisir, à une activité que l’on réalisait durant son temps libre. Le lien négociation / loisir peut aujourd’hui surprendre car la négociation s’apparente plutôt à une source d’angoisse et d’incertitude, en particulier lorsque les parties impliquées possèdent des points de vue divergents. Elle est d’autant plus crainte que ses résultats sont incertains. Les négociations s’articulent lors d’échanges au cours desquels les protagonistes soulèvent des problèmes, font parfois remonter des sujets jusque-là mis de côté de sorte que leurs souhaits initiaux ne voient pas toujours le jour ; et leurs acquis actuels peuvent être retirés. Mais personne ne peut éternellement éviter les négociations (que ce soit dans sa vie personnelle ou professionnelle). Continuer de les appréhender, espérer en vivre le moins possible ou encore les subir lorsqu’elles arrivent, alimentent cette frayeur envers la négociation. Prenons les taureaux par les cornes et voyons la négociation comme une opportunité de trouver des solutions créatives et mutuellement bénéfiques. Plus vous serez préparés, plus vous détiendrez d’informations, posséderez une meilleure vision d’ensemble de la situation, envisagerez de multiples solutions en fonction des scénarios, et donc augmenterez vos chances de ressortir satisfaits de vos échanges. Dans cet article, nous vous présenterons dix facteurs clé à prendre en compte pour préparer efficacement une négociation. Ces éléments sont regroupés en trois catégories : la connaissance des acteurs de la négociation, les sujets abordés (et susceptibles de l’être) et le déroulement de l'entrevue. En suivant ces conseils pratiques, vous serez mieux armés pour mener une négociation fructueuse et constructive.

Analyser les parties prenantes : les clés pour réussir une négociation

Vous êtes sur le point de débuter une négociation et souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour vous y préparer. Penchez-vous d’abord sur les acteurs de la négociation et posez-vous les bonnes questions.

La relation personnelle

Avez-vous déjà rencontré les personnes qui seront présentes lors de cette négociation ? Les avez-vous seulement vues en photo ? Ou bien ne savez-vous pas à quoi elles ressemblent ? Si c’est la dernière option qui vous correspond, cherchez malgré tout à savoir à quoi elles ressemblent physiquement pour facilement les reconnaître le jour-j et éviter toute hésitation. Selon que vous ayez rencontré ces personnes ou non, vous pourriez relire vos notes ou synthèses de vos précédents échanges, ou encore vous remémorer le déroulement de ces discussions. Lors de vos échanges précédents, avez-vous pu collecter des informations sur leur situation familiale, démographique ou leurs centres d'intérêt ? En ressortant ces éléments, vous pourriez démontrer votre capacité d'écoute.

Les appelez-vous par leur prénom ou utilisez-vous le qualificatif "Monsieur" ou "Madame" ? L'un ou l'autre ne renvoie pas le même message. L'utilisation du prénom implique une relation de proximité potentielle, pouvant évoluer vers le tutoiement. Selon le contexte, l'utilisation du prénom sera plus ou moins appropriée. Si un inconnu essaie de vous vendre un produit à un prix élevé et vous appelle soudainement par votre prénom, vous pourriez être offensé et percevoir cet acte comme un manque de respect. Si vous optez pour le "Monsieur/Madame" de politesse, cela montre une certaine distance avec votre interlocuteur et une relation cordiale tissée entre vous.

Quel style de langage utilisez-vous avec eux ? Est-il courant ou familier pour volontairement créer une relation proche ? Est-ce un registre soutenu pour émettre une certaine distance ? Utilisez-vous le tutoiement ou le vouvoiement ? Vos choix auront de l’influence sur la nature de votre relation avec interlocuteurs.

Quelle opinion avez-vous de chacune des personnes composantes l'autre partie ? Est-elle bonne ou mauvaise, ou n'avez-vous tout simplement pas d'avis ? Que vous a soufflé votre instinct quant à leur attitude ? Au cours de vos échanges précédents (si vous en avez déjà eu), vous êtes-vous forgé une image de ces individus, de leurs qualités ou de leurs défauts ?

Le mandat

Le deuxième élément crucial pour préparer votre négociation est de comprendre, parmi les acteurs de l’échange, qui détient le pouvoir et sur quelles décisions : c’est le mandat. Les personnes en face, ont-elles le pouvoir de prendre une décision seules ? Ou doivent-elles obtenir l'aval de leur hiérarchie ? Ont-elles des personnes extérieures à convaincre ?

En effet, même avec les meilleurs arguments du monde, si la personne en face de vous ne peut rien décider, vos efforts seront vains. En revanche, si vous identifiez celui ou celle qui a le pouvoir de décision, vous pourriez influencer cette personne en lui montrant que d'autres personnes partagent votre point de vue. Vous pourriez également convaincre les personnes qui entourent la personne décisionnaire afin qu'elles vous soutiennent dans votre démarche.

Si vous vous adressez à plusieurs individus, identifiez le pouvoir de chacun et leur influence respective. Par exemple, vous constatez que votre interlocuteur, Augustin est plus enclin à vous écouter seulement si sa collègue Dominique est convaincue par vos arguments. Dans ce cas, il est judicieux de d’abord commencer par convaincre Dominique, afin qu'elle influence Augustin en votre faveur.

Enfin, n'oubliez pas de réfléchir à votre propre mandat, car vos interlocuteurs chercheront potentiellement à comprendre le vôtre, pour mieux adapter leur stratégie de négociation..Quels sont les sujets sur lesquels vous avez le pouvoir de décision ? Et sur lesquels avez-vous besoin de la validation d'autrui pour avancer ?

La cartographie

Pour mieux comprendre vos interlocuteurs lors de la négociation, posez-vous la question de qui sera présent le jour-J. Essayez de comprendre leur rôle dans l'entreprise, leur ancienneté, leur parcours et les connaissances que vous partagez avec eux. Il est important de prendre en compte votre rapport hiérarchique avec eux et de déterminer si vous commencerez la négociation en position de force ou de faiblesse. En outre, il peut y avoir des personnes influentes qui ne seront pas présentes à la table de négociation, mais dont l'impact pourrait être significatif.

Il est également important de prendre en compte le nombre de personnes présentes de chaque côté lors de la négociation. Si vous êtes en infériorité numérique par rapport à vos interlocuteurs, réfléchissez à la manière de rétablir l'équilibre. Cela peut impliquer d'inviter une personne supplémentaire à la table, mais assurez-vous que cela ne vous desserve pas. Cependant, être en infériorité numérique peut également être bénéfique pour éviter la dispersion de l'information, établir des liens plus facilement et promouvoir une négociation coopérative. Le nombre de personnes impliquées dans la négociation n'est pas nécessairement associé à son succès.

Connaître les sujets : les arguments abordés et ceux susceptibles de l’être durant les échanges

La deuxième étape consiste à se pencher sur les arguments, les sujets qui seront évoqués ou susceptibles de l’être lors de la négociation.

La motivation

Pour préparer une négociation, il est essentiel de comprendre les motivations des parties impliquées. Pourquoi chacune d’elles souhaite-t-elle conclure cet accord ? Quels sont leurs intérêts ? En identifiant leurs motivations, vous pourriez mieux saisir les enjeux de la négociation et trouver des solutions qui conviennent à toutes les parties (sans vous oublier, bien sûr).

Il est également important de savoir si c’est vous ou votre interlocuteur qui avait le plus grand intérêt à conclure l'accord. Si c'est le cas pour vous, il est important de ne pas montrer que vous êtes trop dépendant de la situation, car cela pourrait être utilisé contre vous. Si c'est l'autre partie qui a le plus grand intérêt, cela peut être un point de négociation favorable pour vous.

Imaginons que vous négociez avec un fournisseur pour obtenir un tarif avantageux. Si celui-ci a besoin de vendre une grande quantité de produits pour atteindre son objectif trimestriel, vous pourrez utiliser cette information pour négocier un meilleur prix en échange d'une commande plus importante. En comprenant les motivations de l'autre partie, vous pouvez trouver des solutions qui conviennent à tous les acteurs de la négociation.

Les options à la table

Les options à la table de négociation sont les sujets sur lesquels les parties discutent directement. C'est l'occasion de présenter vos propositions et d'écouter celles de votre interlocuteur. Avant de commencer la négociation, définissez les critères de négociation que vous allez aborder. Allez-vous négocier sur un seul critère ou plusieurs ? Ce sera sur un prix, un pourcentage, une remise, une date, un effectif ou tout autre critère spécifique ?

Une fois que vos critères ont été identifiés, pensez aux différents scénarios que vous pourrez rencontrer, à vos contre-arguments, jusqu'où vous êtes prêts à aller sur chaque option et à quoi vous serez capable de renoncer. Voyez-vous une zone d’accord possible ? On parle de ZOPA pour Zone Of Possible. Quelle est la valeur minimum que vous que vous seriez prêt à accepter ? Et celle de votre interlocuteur ? Idem pour votre valeur maximum et celle de votre destinataire. En définissant votre valeur minimum (et celle de votre interlocuteur) ainsi que votre valeur maximum (et celle de votre interlocuteur), vous définirez votre ZOPA et pourrez partir de cette “zone” pour bâtir un accord.

Enfin, il peut être utile d'élargir vos critères de négociation pour trouver des solutions créatives, satisfaisantes pour les deux parties.

Les solutions hors tables (BATNA)

En amont d’une négociation, il est essentiel de penser à votre BATNA (Best Alternative To a Negociated Agreement), votre Meilleure Alternative à une Négociation, en cas d'échec de l'accord. En effet, cela vous permettra d'avoir un coup d'avance et de réagir efficacement. Dans une négociation "compétitive", la partie disposant de la meilleure BATNA mais aussi celle qui en comptera le plus sera considérée comme étant en position de force.

Prenons le cas d’une négociation entre un commercial d’une grande enseigne (admettons Coca Cola France) et celui d’un grand distributeur (imaginons Auchan). Si Auchan refuse de proposer en rayon des produits de la marque Coca-Cola, elle perd potentiellement 1% de son CA tandis que pour le commercial de Coca Cola France, il perd quasiment 20% de son CA. En cas de non-accord, Auchan aurait comme plan B d’importer des produits Coca-Cola depuis d’autres pays et continuerait ainsi de proposer à ses clients les produits qu’ils attendent, sans ce que cela ne réduise son CA. Son BATNA serait très puissant, mettrait une pression au commercial en face qui pourrait être prêt à accepter d’énormes concessions pour récupérer le marché.

Le BATNA peut également être d’annoncer à l’autre partie que l’on quitte la table de négociation. Bluffer est certes possible mais cela reste dangereux. Donc, si vous ne pouvez point annoncer une fin de négociation, pensez éventuellement à reporter l’échange à une période qui vous est plus favorable.

Mais si quitter ou reporter la négociation ne sont pas envisageables pour vous, envisagez des solutions créatives. Par exemple, si votre interlocuteur ne peut pas payer avant une certaine date, le montant que lui avez demandé, pensez à lui proposer un paiement étalé sur plusieurs mois ou un acompte avant la date butoir. Et si le prix reste un frein, suggérez de retirer une fonctionnalité ou proposer une remise en échange de recommandations auprès d'autres personnes.

Enfin, n'oubliez pas de tenir compte des solutions hors table de vos interlocuteurs. Certaines de leurs propositions pourraient être avantageuses pour vous, et il est important de les considérer. En somme, en pensant à votre BATNA, en cherchant des solutions créatives et en explorant les options hors table, vous serez mieux préparés pour négocier et atteindre un accord mutuellement bénéfique.

Les critères de justification

Une fois que vous avez défini vos options à la table et solutions hors table, il est important de réfléchir aux arguments que vous allez avancer pour justifier vos propositions. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur ce que vous connaissez de vos interlocuteurs, sur leurs besoins, sur leurs motivations et sur les raisons pour lesquelles sans vous et sans votre proposition, ils ne pourront pas atteindre leurs objectifs.

Par exemple, si vous êtes propriétaire d’un château et négociez sur le prix de la réservation de votre domaine, vous pouvez vous appuyer sur le fait que vous êtes le seul à pouvoir offrir un espace suffisamment grand pour accueillir plus de 500 personnes, tandis que vos concurrents n'ont que des espaces plus petits. En mettant en avant cet argument, vous montrez à votre interlocuteur que vous êtes indispensable pour répondre à ses besoins et que votre proposition est la meilleure option pour lui.

Cependant, il est important de ne pas révéler tous vos arguments dès le début de la négociation. Vous devez garder certaines informations stratégiques sous le coude et les utiliser au bon moment pour renforcer votre position.

Anticiper le déroulé de la négociation : le fond compte autant que la forme

Vient ensuite la réflexion sur le déroulement de la négociation. Plus vous l’imaginerez, plus vous penserez aux moindres détails, plus vous serez à l’aise et plus vous réduirez le potentiel stress que l’on peut naturellement ressentir.

Le processus

Avant de commencer la négociation, il est important de réfléchir à l'ordre des sujets que vous allez aborder et à l'importance qu'ils ont pour vous. Quel est le sujet le plus important que vous souhaitez aborder ? Quel est le deuxième sujet prioritaire ? Selon la relation que vous avez nouée avec autrui, votre relation hiérarchique avec lui, vos échanges passés, le style de langage que vous avez jusque-là adopté avec lui, mais aussi ses codes culturels et les vôtres, il vous faudra trouver la meilleure façon de le saluer. Une poignée de main peut-être, ou un échange de regard cordial, ou bien faut-il laisser votre interlocuteur décider de la manière de vous saluer. Après la salutation viendra les premiers mots que vous allez prononcer, ils peuvent créer une atmosphère favorable à la discussion et donner une bonne première impression à votre interlocuteur, donc soignez-les !

Ensuite, il est conseillé de laisser votre interlocuteur s'exprimer en adoptant une posture d'écoute active. Cela signifie que vous devez être attentif à ses propos, chercher à comprendre sa position et à poser des questions ouvertes pour le faire argumenter. Cette écoute active vous permettra d'obtenir des informations importantes pour affiner vos propositions et trouver une solution qui conviendra à la fois à votre interlocuteur et à vous-même. “J’ai entendu que votre budget ne pourra pas s’étendre au-delà de 3 000€, je comprends votre situation. Par rapport à ce que vous m’avez partagé et à ce qu’il est possible de faire de mon côté, je peux réduire certains coûts de réalisation pour rentrer dans votre budget sans pour autant diminuer la qualité de notre prestation”.

Une fois que vous avez bien compris la position de votre interlocuteur, vous pouvez faire une synthèse de ce qui a été dit pour montrer que vous avez écouté et compris ses enjeux. Ce récapitulatif peut également servir de transition pour mettre en avant les avantages que vous proposez pour votre interlocuteur.

Lorsque vous parvenez à une entente, il est important de résumer les termes de l'accord et de remercier votre interlocuteur pour son engagement. Il est également recommandé de rappeler les engagements pris par les deux parties et de fixer les prochaines étapes (ex : l’envoi d’un contrat, la fixation d’un prochain rendez-vous, etc.).

En résumé, préparer une négociation implique de prendre en compte de nombreux facteurs tels que l'ordre des sujets à aborder, l'écoute active, la synthèse, la proposition de solutions et la conclusion de l'accord. En suivant ces étapes, vous augmentez vos chances de réussir une négociation fructueuse.

La communication

Lors de la préparation d'une négociation, il est important de réfléchir à la structure de vos échanges. Vous pourriez alors créer trois colonnes :

• Une première colonne dans laquelle vous inscrivez les sujets que vous souhaitez aborder lors de la négociation. Il s'agit de dresser une liste de vos priorités en termes de sujets de discussion. Vous garderez ainsi en tête les points que vous souhaitez absolument aborder.
• Une deuxième colonne où vous listez les éléments que vous souhaitez obtenir lors de la négociation. Cela peut inclure des informations sur les contraintes budgétaires de votre interlocuteur, ses besoins spécifiques, ou encore ses attentes quant à votre proposition. Il est important de noter que cette colonne peut être amenée à évoluer en fonction des informations obtenues lors de l’échange.
• Enfin, une troisième colonne où vous notez les informations que vous ne souhaitez pas partager lors de cette négociation. Il peut s'agir d'informations confidentielles, de vos marges de négociation, ou encore de vos intentions en matière de concessions. En listant ces informations à ne pas partager, vous pourrez éviter les erreurs qui pourraient nuire à votre position.

Avec ces trois points, vous aurez une vue d'ensemble de ce que vous souhaitez obtenir de la négociation. Vous pourrez ainsi déterminer une ligne de conduite à suivre et rester concentré sur vos objectifs tout au long de la négociation.

La logistique

La maîtrise de la logistique est essentielle pour réduire le nombre d'éléments que vous avez à gérer et, par conséquent, votre charge mentale pendant la négociation.

Le choix du lieu de la négociation est crucial, que ce soit par téléphone, en visioconférence ou en personne. Vous devez prendre en compte votre propre confort et le message que le lieu envoie à votre interlocuteur. Si la réunion se tient dans vos locaux ou dans un lieu que vous connaissez bien, vous serez plus à l'aise et pourrez vous concentrer sur la négociation elle-même. Si vous vous rendez chez votre interlocuteur ou dans un lieu neutre, cela peut vous placer dans une position de force ou de faiblesse, selon les circonstances. De plus, le choix du lieu peut envoyer un message : par exemple, si vous vous déplacez physiquement pour rencontrer votre client, cela peut montrer que vous êtes prêt à faire des efforts pour établir une relation solide.

Le choix de la date et de l'heure est également important, car à nouveau cela envoie un message à votre interlocuteur. Si vous avez un temps limité, vous pouvez choisir de définir une heure de fin pour montrer que vous êtes occupé et que vous avez d'autres engagements à respecter. Cela peut vous aider à obtenir des concessions de la part de votre interlocuteur. Si en revanche, vous ne délimitez pas d'heure de fin, vous démontrez vous êtes prêt à prendre le temps nécessaire pour arriver à un accord.

En ce qui concerne la prise de notes, vous devez vous assurer que cela ne vous empêche pas de suivre la conversation et d'être attentif à votre interlocuteur. Il est important de choisir le bon support pour prendre des notes, en fonction de vos préférences et du contexte de la négociation. Si vous optez pour l'ordinateur, assurez-vous de le recharger avant la réunion et de le placer de manière à ne pas créer une barrière physique entre vous et votre interlocuteur.

Enfin, si vous envisagez de partager des présentations ou des documents, pensez à les préparer à l'avance et à les tester pour éviter les problèmes techniques pendant la réunion. Si vous souhaitez offrir un livre ou un support à la fin de la négociation, assurez-vous que cela soit approprié et que cela envoie un message positif à votre interlocuteur.