Conçu par un ingénieur polonais, le diagramme de Gantt est pour la première fois utilisé en 1896 par Karol Adamiecki alors qu'il souhaitait planifier ses recherches. 14 ans après, un consultant américain en management, du nom d'Henry Gantt confère à cet outil le nom officiel qu'on lui connaît : diagramme de Gantt. Employé principalement lors de la gestion de projet, il se représente sous forme d'un tableau dans lequel sont présentes l'ensemble des données nécessaires à la bonne exécution des missions des collaborateurs. Quels avantages y-a-t-il à l'adopter ? Comment le construire et faire bon usage de celui-ci ? Nous avons organisé nos idées pour y répondre.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Une centralisation des tâches

Il s'agit d'un outil efficace pour mieux gérer un projet, soit une variété d'actions. Concrètement, le diagramme de Gantt offre à ses utilisateurs une vue d'ensemble de leurs tâches à réaliser sur une période donnée (le plus souvent étalée sur un an). Chacune d'elle étant matérialisée par une barre horizontale, indique le moment où les collaborateurs s'engagent à la réaliser, autrement dit son début et son échéance.

On trouvera en abscisse les unités de temps (heures, demi-journées, jours, semaines, mois, trimestres, années) et en ordonnées les tâches à accomplir. Pour certains utilisateurs, il pourra être pertinent de fonctionner sur des demi-journées, tandis que pour d'autres, un suivi mensuel se prêtera davantage. Suivant leur fonction au sein de l'équipe, leur expertise ainsi que le management adopté, l'unité de temps pourra différer. En fin de compte, ce sont les collaborateurs ayant l'habitude d'être autonomes, qui se voient attribuer une plus grande liberté dans leur agenda.

Un outil collaboratif

Cette méthode qui se veut le plus souvent collaborative permet aussi bien de s'organiser personnellement que de connaître la répartition des missions entre chaque collaborateur. Avec ce diagramme sont ainsi présent sur un seul et unique espace, l'ensemble des tâches accomplies, en cours et en attente de réalisation. Les membres d'un groupe peuvent donc savoir précisément ce qu'il a à faire, ainsi que les sujets déjà traités/ en cours de traitement/ prochainement traités par chacun.

Utiliser le diagramme de Gantt pour sa gestion de projet

Recourir à un diagramme de Gantt offre plusieurs avantages, tant sur l'aspect organisationnel que communicationnel.

Une organisation millimétrée basée sur la prévision

Concentrons-nous sur la fonction initiale de ce diagramme : la possibilité de mieux s'organiser. Avec ce tableau, les utilisateurs peuvent d'une part savoir précisément leurs actions à mener, et d'autre part comprendre que chacune est nécessaire pour la bonne conduite du projet.

Cet outil est également utile pour estimer la durée nécessaire de chacune des tâches ou du moins pour s'entraîner à se fixer une durée de réalisation. Certes, il peut y avoir des approximations et le temps prévu peut s'avérer trop court ou trop long. Toutefois, l'enjeu est de se rapprocher le plus possible de la véritable durée de la mission et donc de veiller au respect des échéances. Selon la loi de Parkinson, la réalisation d'une activité dépend de son échéance. Si par exemple, vous devez envoyer un dossier à la mairie avant le 31 novembre pour un voyage prévu, vous l'enverrez avant cette date (ou du moins ferez tout pour). Or, si vous vous dites simplement que le dossier doit être envoyé à la mairie au plus vite (sans date limite donc) et n'avez pas cette contrainte du voyage, le risque de procrastination augmentera subitement. En effet, la non définition de la date butoir et l'imprécision de la consigne, sont susceptibles de vous amener à remettre l'action à plus tard.

Par ailleurs, grâce à la vision d'ensemble qu'il est possible d'avoir, choisir l'enchaînement des tâches devient plus facile. Grâce au fonctionnement des blocs horizontaux (on parle aussi de jalons), un lecteur de ce diagramme saura lorsque plusieurs missions seront réalisées en même temps et lesquelles arriveront après celles en cours. L'enjeu est ainsi de réaliser les missions dans un ordre logique. Imaginons que vous devez partager une plaquette commerciale à vos prospects chauds, plusieurs actions doivent être auparavant faites et ce dans un ordre spécifique. En amont de la réalisation du design de la plaquette, il vous faudra effectuer des recherches pour la rédaction, rédiger le contenu, procéder à la relecture, faire valider le texte à vos supérieurs, construire un brief créa et l'envoyer aux graphistes. Le suivi de cet ordre-là sera nécessaire pour la réalisation de l'objectif (ici, le partage de la plaquette commerciale aux leads).

Une communication transparente entre les collaborateurs

Au delà de l'aide organisationnelle, le diagramme de Gantt est un réel support pour communiquer auprès de vos collaborateurs et ainsi éviter que chacun avance en solitaire. Lors de réunions d'information, de comités de pilotage, de bilans, ce tableau peut servir de repère, rappel et outil de suivi.

Par ailleurs, c'est une façon de justifier de ses décisions stratégiques. Vous avez constaté dans un retro-planning ultérieur, que le montage d'une vidéo passée avait pris une semaine, vous pourriez choisir de réitérer cette durée de réalisation pour votre prochain événement.

Autre observation : Votre collaboratrice Marine a réalisé les tâches lui étant attribuées avant l'échéance proposée tandis que son collègue Mathieu a effectué les siennes entre une à deux semaines de retard. Vous pourriez décider de modifier les durées de réalisation des missions suivant leurs performances, voire même utiliser ces observations comme arguments lors de leurs entretiens annuels.

Il est ainsi important d'attribuer chacune des tâches énoncées à un ou plusieurs individus. Pour être encore plus précis, vous pouvez également adopter la méthode dite RACI : une matrice permettant de répartir les rôles de chaque membre d'une équipe selon leur lien avec la tâche. Quatre statuts sont ainsi possibles : le "responsible" qui se charge de réaliser la tâche, l'"accountable" qui l'approuve, le "consulted" qui est consultée lors de son exécution et l'"informed" qui est informée de la finalisation de la mission.

Comment piloter un projet avec le diagramme de Gantt ?

1- Déterminer les tâches à accomplir

Lors d'un projet de groupe, il est tout d'abord préférable de partir des tâches vous venant initialement à l'esprit, en débutant notamment par des verbes à l'infinitif : "Définir une stratégie applicable par tous", "Diffuser une vidéo", "Partager les goodies", etc. En les ordonnant de façon chronologique, la conception, la lecture et le suivi du tableau seront plus faciles.

A vous ensuite de décomposer les principales tâches définies, de façon à faire ressortir les différentes missions qui les composent. Gardez en tête que la précision est clé dans la construction d'un planning. Ainsi, plus celui-ci sera précis, et plus il sera aisé pour le collaborateur en charge de l'action mais aussi pour le décisionnaire, la personne consultée et celle devant être informée, de s'orienter vers la bonne direction. Notez aussi que chacune des missions devra se clôturer par des livrables comme une prise de rendez-vous client, un compte-rendu rédigé, un plan fixé, etc. Dès lors, ces livrables effectuées, la mission suivante pourra débuter.

Admettons maintenant que l'une de vos missions phares concerne la sélection d'un prestataire pour un montage vidéo, interrogez-vous sur les sous-étapes associées à celle-ci. Inscrire uniquement "sélectionner un prestataire pour le montage vidéo" ne fournira pas assez d'indications à un salarié qui s'apprête à effectuer cette mission pour la première fois. De même, elle ne permettra pas à un co-équipier de connaître l'état d'avancement de la sélection du prestataire. Le collaborateur est-il au commencement ou à la fin de sa mission ? Le co-équipier ne pourra point trouver sa réponse sur le tableau et engagera de son temps pour obtenir la réponse de vive voix. Or, la présence des sous-étapes lui aurait permis de gagner du temps.

2- Estimer la durée des tâches

Une fois les tâches à accomplir déterminées, les créateurs d'un rétro-planning, qui peuvent à ce titre être multiples, devront estimer le temps qu'ils jugent nécessaire pour la réalisation de chacune des tâches listées. Cela signifie ainsi qu'une date de début et de fin devront être définies. Certaines missions pourront être très courtes (entre 2 à 6 jours) tandis que d'autres pourront s'étaler sur plusieurs semaines voire mois. Pour organiser vos missions, une solution peut être de vous appuyer sur la deadline finale du projet et de commencer par réfléchir à votre dernière mission jusqu'à vous rapprocher de la première. Laquelle s'effectue à J-1 ? à J-3 ? à J-7 ? à J-10 ? à M-2 ? ...

Toutefois, il ne s'agit pas là d'établir une durée d'exécution sans réflexion au préalable. Sans expérience sur une mission, ni connaissance du sujet, l'estimation réalisée risque d'être éloignée de la réalité et s'avérer plus longue que ce noté sur le planning. Toutefois, une tâche prenant plus de temps que prévu aura des répercussions sur les suivantes car la plupart s'imbriquent. Par conséquent, il est préférable dans cette situation de se renseigner auprès de personnes expertes du sujet. En fonction de ce qu'elles pourront affirmer, vous serez ainsi plus à même d'établir une durée et un livrable juste pour chacune de vos missions. Puis, au fur-et-à-mesure de votre expérience acquise, vous vous rapprocherez de la véritable durée d'exécution.

Une autre astuce pour optimiser sa gestion de planning est la prévision de délais supplémentaires c'est-à-dire d'une marge à utiliser si besoin. Pour ce faire, soit vous inscrivez le livrable et laissez plusieurs jours à semaines sans missions en cours. L'espace vide pourra alors être utilisé si le temps initialement imparti était trop court. Soit vous incluez directement dans votre estimation de l'exécution des tâches, une marge de 5 à 10% de temps supplémentaire et la repérez par un code couleur.

Enfin, sachez que pour gagner du temps, des logiciels existent (sur Excel, Libre Project, etc.). En saisissant par exemple les intitulés de vos missions, leur durée et leur fin, l'outil calculera automatiquement la date de début du projet, vous permettant ainsi de réduire les erreurs.

3- Mettre à jour le tableau

N'oublions pas que le diagramme de Gantt est temporaire. Ainsi, à tout moment, vous pouvez choisir d'ajuster la durée d'une tâche en fonction de vos observations, mais aussi changer la charge de travail, les ressources matérielles et humaines.

Le tableau reste une façon de suivre l'état d'avancement de chacune des missions. Sont-elles réalisées à 0%, 50%, 75%, 100% ? La définition d'objectifs mesurables et la précision dans les attentes de la mission, permettront d'effectuer une veille le plus finement possible.

Surveiller l'avancée des missions nécessite également de suivre la motivation de ses collaborateurs. Sont-ils aussi enthousiastes au début, au milieu ou à la fin du projet ? C'est au rôle du manager de repérer les potentielles baisse d'intérêt pour le projet, les difficultés rencontrées et ainsi réfléchir aux actions à entreprendre pour maintenir une satisfaction constante et élevée tout au long du projet.