Dans la peau d’un Chief of Staff (CoS) : rôle, missions, compétences ?

”C’était super d’affiner ma vision du métier de Chief of Staff (CoS), d’aller chercher des clés et des bonnes pratiques dans les échanges avec d’autres CoS pour me permettre de gagner en efficacité, de promouvoir et valoriser mon poste en interne et de repartir avec de vraies prises de conscience.” - Sabine Caekaert, Chargée de mission Pilotage Stratégique chez Bordeaux Métropole, et participante de la promo 7 de BeCoS.

”Ce programme de formation m’a permise de me confronter à d’autres manières de fonctionner, d’échanger avec des pairs travaillant dans des secteurs différents du mien, mais en même temps avec des problématiques très proches des miennes.” - Aude Parfaite, Chargée de Mission chez Hôpitaux Universitaires de Genève, et participante de la promo 7 de BeCoS.

Nous remercions Sabine et Aude, nos deux participantes de BeCoS 7, notre programme de formation dédié à tout ceux désirant se former au métier de Chief of Staff (CoS) et souhaitant accélérer leur prise de poste.

Véritable facilitateur dans la vie d’un CEO, le CoS optimise le “temps du cerveau” de son dirigeant en prenant en charge plusieurs zones de responsabilités. Cette fonction, encore sous-représentée en France, justifie le réel besoin des Chiefs of Staff d’échanger avec leurs pairs pour confronter leur quotidien, se partager leurs bonnes pratiques et adopter de nouvelles approches pour accompagner encore mieux leur dirigeant. En 2022, on en comptait 800 en France contre 4700 aux Etats-Unis d’après une étude menée par l’institut Roland Berger. En ce sens, nous avons développé BeCoS, un programme Seven qui s’adresse aussi bien aux plus jeunes qu’aux plus expérimentés CoS. Créé en février 2022 par Grégoire Kopp, Fondateur de GRK et ancien CoS d’OVH Cloud et Yahya Fallah, Co-fondateur de Seven, BeCoS entend mettre à l’honneur ce métier ô combien nécessaire pour le dirigeant qui gagne considérablement en efficacité, en portée et en influence. Nous vous proposons d’explorer la fonction de Chief of Staff : quel est son rôle au sein d’une entreprise, ses missions types (bien qu’elles varient d'un individu à l'autre), les qualités pré-requises, et de quelle manière il peut encore plus optimiser son quotidien avec notre programme BeCoS.

Être CoS : c’est porter plusieurs casquettes !

Le poste de Chief of Staff trouve ses racines dans les domaines militaires et politiques. Remontant du 19ème siècle, il prend une importance particulière durant la Seconde Guerre Mondiale en tant que Chief of Staff of the Commander in Chief. Ce rôle s'étend par la suite à la Maison Blanche, où le Chief of Staff gère l'agenda du Président des États-Unis et le conseille sur les politiques intérieures. Progressivement, cette fonction évolue pour s'intégrer au secteur privé, répondant ainsi aux besoins stratégiques et opérationnels des entreprises. Aujourd'hui, le CoS est un acteur central dans de nombreuses organisations, jouant le rôle crucial de médiateur entre le dirigeant et les diverses parties prenantes. Définir précisément son rôle et ses missions n'est pas une tâche aisée, car ce métier aux multiples facettes varie d'un CoS à l'autre. En effet, chaque CoS se distingue par ses responsabilités uniques, qui dépendent de la nature de l'entreprise, du dirigeant qu'il assiste, et de ses propres compétences et expériences. Dans certaines entreprises, le CoS peut se concentrer sur la gestion de projets stratégiques, tandis que dans d'autres, il peut jouer un rôle plus axé sur la communication interne et externe. Cependant, certaines "casquettes" clés se dégagent, reflétant les aspects fondamentaux de ce poste diversifié.

Bras droit

Tout d’abord, nous pouvons nous arrêter sur la mission principale d’un CoS : celle d’apporter un soutien quotidien au PDG (CEO) et, le cas échéant, à d'autres dirigeants tels que le COO, CTO, CMO ou CFO. Il le soulage de certaines tâches, réduisant ainsi sa charge mentale, représente la direction tant en interne qu'en externe, facilite les interactions avec les différents acteurs rencontrés, assure le lancement et le pilotage des initiatives stratégiques, coordonne les projets, en assure le suivi, et participe aux décisions stratégiques. Ainsi, le CoS accompagne son CEO dans l'ensemble de ses missions quotidiennes et possède finalement une connaissance approfondie de l'entreprise, presque à l'égal de son dirigeant.

Assistant+++

Certains CoS, en plus de gérer l'agenda de leur dirigeant, possèdent des responsabilités qui s’étalent au-delà de la simple planification de réunions. En partageant leur vision et en prodiguant des conseils stratégiques, ils deviennent une aide précieuse pour leur dirigeant et sont capables de les conseiller sur des sujets éminemment stratégiques. Isaure de Zélicourt, CoS chez Pigment, rappelait l'optimisation de l'organisation des rendez-vous du CEO comme une tâche précieuse. Reconnaissant la valeur du temps de son dirigeant, le CoS s'assure que chaque instant de son dirigeant soit dédié à une tâche ou à un rendez-vous judicieusement choisi, et que toute mobilisation de son temps nécessite une expertise spécifique de sa part et une présence indispensable. Il lui permet de rester concentré sur l’essentiel.

10x CEO

Maximiser l'impact du dirigeant est l'un des principaux avantages du recrutement d’un Chief Off Staff (CoS). Sa présence permet d'étendre l'influence du dirigeant à davantage de services, de suivre de près les grands projets de l’entreprise, de diffuser plus efficacement la vision de la société, tant en interne qu'à l'extérieur. Avec un collaborateur agissant comme bras droit, le dirigeant a l'opportunité de décupler son impact. Lors du programme BeCoS, les participants ont travaillé sur un cas pratique : “Comment le CoS pouvait aider son CEO à être un 10 x CEO grâce à l’IA ?”, de quoi s’interroger sur le rôle multiplicateur du CoS. Cette importance confirme un point relevé par l’étude Roland-Berger / institut Choisel : deux tiers des dirigeants du CAC40 avaient un CoS à leurs côtés en 2022.

Ambassadeur

En l'absence du dirigeant, le Chief of Staff prend le rôle de représentant de celui-ci. Il est chargé de communiquer les valeurs et la vision de l'entreprise auprès des équipes, transmettant ainsi les messages clés du dirigeant en interne. Pour accomplir cette mission, il est essentiel qu’il soit en parfaite harmonie avec l'ADN de l'entreprise, mais aussi avec la vision de son propre dirigeant. Par ailleurs, il joue un rôle crucial dans la remontée d'informations des équipes opérationnelles aux membres de la direction, en sélectionnant et en ne communiquant auprès du dirigeant que les informations les plus stratégiques et pertinentes.

Collecteur et analyseur d'informations

Parce que le CoS récolte des informations pertinentes auprès des différentes équipes et départements, ainsi que par des sources externes, il est capable de mener une analyse critique sur le fonctionnement et les choix de la société. Il peut identifier les tendances, opportunités et défis auxquels l'entreprise pourrait potentiellement être confrontée, aider le dirigeant dans ses prises de décisions, participer à la définition d’objectifs long terme, réfléchir aux actions servant à la croissance de la société et repenser les processus actuels.

Couteau suisse

Loreline Descormiers-Thollot, CoS chez Wallix, que nous avons interviewée, soulignait la polyvalence inhérente au rôle de CoS. Dans son quotidien chez Wallix, elle-même s'engage dans une variété de missions : de la communication interne en diffusant la vision du CEO au sein de la société, à la gestion organisationnelle en planifiant minutieusement les rendez-vous de son CEO, à la rédaction des messages clés en préparant écrits, discours et autres éléments de langage, au déploiement corporate en veillant à une adéquation entre l'image perçue de l’entreprise et l’image souhaitée, à son implication dans les affaires publiques en représentant le CEO dans des réunions de lobbying. Le CoS est un acteur multitâche, impliqué autant dans la recherche de solutions que dans l'action et la communication. Il navigue entre les aspects opérationnels et stratégiques, représentant son dirigeant aussi bien en interne qu'en externe. Tantôt dans l’ombre, tantôt dans la lumière, il est impliqué dans des sujets transversaux, opérationnels et stratégiques; ce qui l’amène à être un véritable couteau suisse. Grâce à sa vision globale, le CoS devient un conseiller de confiance pour le dirigeant et les autres membres de la direction.

Des soft skills indispensables pour un CoS

Il n'existe pas de parcours unique pour devenir CoS. Les candidats viennent souvent de divers horizons, ayant accumulé une expérience significative en gestion de projet, en conseil, ou en rôles de leadership au sein d'organisations. Une compréhension profonde des opérations de l'entreprise et une relation de confiance avec le dirigeant sont essentielles. Mais être un Chief of Staff implique avant tout de posséder un ensemble de soft skills. Des qualités humaines et interpersonnelles sont essentielles pour réussir dans ce rôle qui requiert une grande finesse relationnelle et une compréhension approfondie des dynamiques organisationnelles.

Écoute active

Un CoS compétent va naturellement faire preuve d’écoute et d’empathie. Il va chercher à comprendre et répondre au mieux aux besoins et défis des divers acteurs avec lesquels il interagit, incluant son dirigeant, les équipes de l'entreprise, les clients, les partenaires et les médias. Au quotidien, il va recueillir des informations précieuses auprès de l’ensemble de ces acteurs, tenter de détecter des tendances latentes, déterminer leurs préoccupations, identifier les obstacles potentiels et anticiper les besoins et problématiques futurs. L'objectif n'est pas seulement qu’il soit informé des perceptions et sentiments de chacun, mais exploite ce qu’il sait pour agir de manière appropriée, toujours pour faciliter le quotidien de son dirigeant. Pour mener une écoute active, il va alors initier et organiser des temps d'échange dédiés avec chaque partie. Échanges au cours desquels il va d’abord laisser ses interlocuteurs s’exprimer librement sur leurs ressentis, puis les inviter à justifier leurs opinions et à expliquer les raisons de leurs émotions et enfin à rebondir sur leurs propos en s’appuyant sur ce qu’ils vivent.

Adaptabilité et gestion des imprévus

Les imprévus, les changements de dernière minute, le CoS connait : une deadline avancée d’un mois, une réunion ajoutée en “last minute”, un responsable d’équipe licencié... Certes, il ne peut pas tous les prévoir mais il peut s’appuyer sur les points bloquants existant pour anticiper les futures frictions et réfléchir d’ores et déjà à ce qu’il pourrait entreprendre. Lorsque ces événements inattendus surviennent, il va accompagner son dirigeant dans le choix des solutions et veiller à ce que toutes les décisions prises soient en accord avec les enjeux politiques de l’entreprise, la raison d’être de celle-ci mais aussi en harmonie avec le fonctionnement des équipes et ce que ces derniers ont pu lui partager.

Priorisation stratégique

Par sa fonction, un CoS reçoit une multiplicité de données et cherche à en collecter toujours plus. Ne pouvant pas toutes les traiter immédiatement, il se doit de hiérarchiser les informations collectées, de les trier et filtrer. Pour chaque demande ou tâche, il va en fait les évaluer suivant leur degré d’urgence et d’importance, les étudier avec discernement, déterminer celles pouvant être réalisées sans mobiliser le temps de son dirigeant, celles nécessitant à l’inverse une implication impérative de sa part, celles pouvant être déléguées à un autre membre de l’équipe, celles qui peuvent être réétudiées plus tard et celles qui peuvent être supprimées. Indirectement, il exploite la matrice d’Eisenhower, une aide à la priorisation qui permet de répertorier ses missions selon deux axes (celle de l’urgence et celle de l’importance) pour se concentrer sur l’essentiel.

Excellence rédactionnelle

Il peut être chargé de rédiger les messages de communication de son dirigeant, ce qui lui demande une compréhension profonde de la vision de l'entreprise et une attention particulière portée au choix des mots. Loreline, CoS chez Wallix, nous partageait l’importance de bien écrire, notamment en raison d’une grande partie de ses missions qui l’invite à rédiger les discours de son dirigeant, tant ceux diffusés auprès de ses équipes en interne qu’auprès de l’extérieur. Étant donné que chaque phrase prononcée par le dirigeant peut être scrutée, reprise, interprétée, sortie de son contexte et potentiellement utilisée à son encontre, il est crucial pour le CoS de peser chaque mot. Il doit s'assurer que le message soit exempt de toute ambiguïté ou malentendu, cohérent avec les prises de parole antérieures, aligné avec l'ADN de l'entreprise, prenne en compte les besoins et attentes de l'ensemble de l'audience.

Diplomatie et finesse relationnelle

Une autre qualité d'un CoS est sa capacité à gérer efficacement un réseau compliqué de relations à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. En effet, en raison des acteurs qu’il côtoie (qui possèdent souvent des intérêts divergents), il peut constater des conflits au sein de ses équipes, faire face à des projets qui avancent au ralenti, devoir gérer des mauvaises ententes, booster des personnes en perte d’engagement, etc. Pour débloquer ces situations désagréables tant pour l’individu, le collectif, que l’entreprise, le CoS va chercher à renforcer les liens entre eux en se positionnant si besoin en tant qu’intermédiaire, en communiquant avec eux à des instants bien précis, en sélectionnant judicieusement les informations à divulguer aux uns et aux autres, en utilisant certaines techniques de communication lui permettent de faire passer des personnes d’un état émotionnel fort à un état rationnel.

Dans cette perspective, le programme BeCoS proposé par Seven, permet aux actuels, futurs, jeunes CoS et aux plus expérimentés d’entre eux, qui souhaitent accélérer leur carrière, de se confronter à des cas réels rencontrés par des CoS, de se challenger, et de mobiliser les softs skills que nous vous partageons plus haut.

Le programme BeCoS : les clés pour faciliter la gestion de ses missions quotidiennese

Une formation très pratiquo-pratique

Concrètement, le programme BeCoS se tient sur deux semaines consécutives. Les participants se rendent chaque jour dans une entreprise différente, échangent avec le CoS de l’entreprise hôte, (re)découvrent des méthodes de communication, management, leadership, gestion d’équipe pour gagner en efficacité, se projettent sur des problématiques bien précises, tentent de les résoudre et se construisent un solide réseau de CoS sur lequel s’appuyer sur le long terme. Pour le CoS hôte, BeCoS lui permet de transmettre sa passion pour son métier encore nouveau, partager ses défis passés et ceux du moment ainsi que ses bonnes pratiques acquises avec le temps et l’expérience. Grâce à cette confrontation terrain, les participants bénéficient d’une formation très pratique, comme le soulignait Sabine Caekaert, Chargée de Mission Pilotage Stratégique chez Bordeaux Métropole, et participante de BeCoS 7 qui nous confiait avoir aimé s’immerger dans des situations variées : “Chaque jour, on découvrait des problématiques spécifiques rencontrées par le CoS hôte.”

Une prise de hauteur sur sa fonction

Les participants BeCoS vivent naturellement une “pause professionnelle” durant la formation BeCoS. Même s’ils continuent de traiter les urgences, leur implication au sein de leur entreprise est plus restreinte qu’à l’usuel puisqu’ils sont en formation durant 2 semaines consécutives et ce toute la journée. Cette coupure leur offre a un avantage majeur : celui de prendre de la hauteur sur leur fonction. Se rendre chaque jour dans une entreprise différente, se projeter dans le quotidien d’un autre, les amènent à laisser de côté leurs défis actuels le temps de la formation pour résoudre des problématiques, parfois proches ou très éloignées de ce qu’ils ont pu déjà vivre.

Aude Parfaite, Chargée de Mission chez Hôpitaux Généraux de Genève de Genève et participante BeCoS 7 nous expliquait avoir revu sa posture ainsi que sa manière de réfléchir depuis BeCoS : “Ces 10 jours m’ont permis de prendre de la hauteur sur ce que je faisais. Alors que j’avais pour habitude de répondre toujours très rapidement aux messages que je recevais; durant le programme BeCoS j’ai été amenée à augmenter mon temps de réponses, à sélectionner les messages prioritaires qui nécessitaient un retour rapide de ma part, à apporter une réponse plus rationnelle. Avec le recul, je me dis que je devrais m’inspirer de cette pratique développée pendant BeCoS, également lorsque je ne suis pas en formation”. Cette prise de hauteur s’opère également grâce aux outils Seven partagés tout au long du programme BeCoS. En effet, au cours des 10 journées, les formateurs Seven s’appuient sur des théories testées et validées par des experts. Celles-ci servent de base aux participants pour résoudre les problématiques qui leur sont confiées et dresser un parallèle avec leurs propres défis. “Tous les outils m’ont marquée à différents niveaux car ils m’ont permise de porter un regard neuf sur ce que je faisais déjà ou ne faisais pas. Mais si je devais citer une poignée d’outils, je mentionnerais le Golden Circle de Simon Sinek; car même si je connaissais déjà l’intérêt de trouver son “Why”, je n’avais jamais réellement fait l’exercice sur moi-même. De plus, les Moving Motivators de Jurgen Appelo m’ont profondément marquée. Très vite, j’ai vu comment l’utiliser avec certaines personnes de ma direction. Enfin, tout ce qui concernait la gestion des émotions m’a impactée et invitée à repenser à ce que j’avais vécu ou vivais actuellement et donc à déterminer de nouvelles actions à lancer à mon retour de BeCoS.“- Aude.

Une consolidation de son réseau de CoS

Avec BeCoS, des professionnels de divers secteurs sont réunis. Ils ne sont pas seuls, voici ce qu’ils nous font tous remonter. Les témoignages de Sabine Caekaert et Aude Parfaite, participantes de la promotion 7 de BeCoS, ont mis en lumière l'importance de ces interactions, mais aussi l’élargissement de leurs perspectives professionnelles, et la création de liens durables entre pairs. Grâce à BeCoS, les CoS bénéficient d'un cadre unique pour partager leurs expériences, s'inspirer mutuellement et bâtir un réseau solide sur lequel compter pour leur développement professionnel. Cette dimension de réseau est essentielle, surtout dans un métier encore émergent en France, où les opportunités de se connecter avec des homologues sont limitées.

L'impact transformateur de BeCoS sur les Chiefs of Staff

À la suite de BeCoS, les participants sont plus enclins à entreprendre de nouvelles actions qu’ils ne faisaient pas ou peu auparavant.

Mener des actions innovantes

Après BeCoS, les participants portent en général un autre regard sur les problématiques qu’ils ont rencontrées ou rencontrent actuellement. Ils repensent aux actions qu’ils auraient pu entreprendre et à celles qu’ils peuvent désormais mener. Les défis rencontrés par les CoS hôte et les cas pratiques sur lesquels ils ont travaillé leur servent d’inspiration pour leur quotidien, même si les sujets peuvent parfois être très éloignés des leurs. Avoir été immergés dans des univers divers et réalisé une “coupure”, ils peuvent adopter des actions qu’ils n’auraient initialement pas entreprises, appliquer des méthodes qu’ils pensaient jusque-là associées à un secteur en particulier. Leur ouverture d’esprit est plus forte. Ils déconstruisent leur mode de pensée et reviennent dans leur entreprise en osant davantage !

Revoir ses priorités et aller à l’essentiel

Les participants acquièrent une vision clarifiée de leurs objectifs professionnels, apprenant à distinguer les tâches cruciales des distractions superflues. Ils retournent dans leur entreprise avec une forte envie d’aller à l’essentiel, de ne plus perdre du temps, de se concentrer sur ce qui compte. C’est ce que nous partageait Aude “De retour dans ma société, je sais que j’irai droit au but, serai plus efficace et davantage focus sur ce qui apporte de la valeur ajoutée.”

Gérer les communications de façon plus réfléchie

L'amélioration de la communication est une autre compétence clé fortement travaillée lors de la formation BeCoS. En effet, les participants apprennent des stratégies de communication efficaces, comme l'écoute active, la communication non verbale, et la gestion des conflits. Ils découvrent comment adapter leur style de communication à différents interlocuteurs, ce qui est crucial dans un rôle aussi transversal que celui de CoS. Ils développent également des compétences pour communiquer de manière concise et claire, ce qui est essentiel pour transmettre des messages stratégiques. Sabine, participante de BeCoS 7, partage son expérience : “Je peux désormais porter un regard plus attentif sur mes interactions avec les autres, et mettre des mots sur ce que je ressentais jusqu’à présent.”Cette capacité à réfléchir sur et améliorer sa communication contribue grandement à l'efficacité et à l'impact d'un CoS au sein de son organisation.