Optimisez votre processus d’onboarding

RH

Réflexion

17 avril 2024

Optimisez votre processus d’onboarding

Photo prise par Jamie Street

Bien que le terme "onboarding" puisse évoquer l'idée d'embarquement, dans le contexte professionnel, il se réfère au processus d'accueil et d'intégration des nouveaux employés au sein d'une entreprise. Le mettre en place dans son organisation a pour avantage de rassurer la nouvelle recrue dès ses débuts dans la société, de la conforter dans sa décision d'avoir accepté l'offre d'emploi, de lui permettre de saisir rapidement les habitudes déjà établies dans l'entreprise, de lui partager de façon claire les objectifs sur lesquels elle est attendue et in fine de lui donner les clés pour être le plus vite possible opérationnelle sur ses missions. Cependant, l'onboarding est souvent sous-estimé, négligé, ou limité à des gestes basiques tels que la visite des locaux, la présentation des membres de l'équipe, la distribution de badges d'accès et la mise à disposition des plateformes en ligne. Pourtant, préparer minutieusement l'accueil d'un nouveau collaborateur peut significativement réduire le turn over et renforcer l'attractivité de l'entreprise. Une étude réalisée par Cadre Emploi en 2019 révèle qu'un cadre sur trois a déjà quitté son poste à la suite d'une intégration insatisfaisante. Un onboarding réussi jouerait un rôle déterminant dans la décision de la recrue de rester ou non dans l'entreprise. Nous vous proposons de vous partager quelques bonnes pratiques d'onboarding que vous êtes libres d’adopter pour embarquer vos nouveaux collaborateurs, tout en prenant en compte la contribution différente de chaque partie prenante.

Comprendre l’importance de l’onboarding

Tout d’abord, rappelons pourquoi il est important de veiller à la bonne intégration d'un nouveau collaborateur. Durant cette phase, les employeurs attendent de la nouvelle recrue qu’elle soit ponctuelle, humble, enthousiaste pour le poste et sache s'adapter rapidement aux responsabilités qui lui seront attribuées. Mais la réussite de l’intégration ne repose pas uniquement sur les épaules du nouvel arrivant. L'entreprise aussi a un rôle à jouer. Négliger le processus d'onboarding pourrait la pénaliser et lui faire perdre de précieux talents, augmentant alors son turn over. Il est nécessaire que l’enthousiasme initial de la nouvelle recrue ne s'essouffle pas à son arrivée dans l’entreprise mais au contraire qu’il se renforce et que le collaborateur s'engage pleinement dans son nouveau rôle.

Mettons-nous à la place d’un collaborateur sur le point de prendre fonction dans un environnement qu’il s’apprête à découvrir dans quelques jours. Il est probable qu’il s’attende à recevoir en amont de son arrivée des informations pratiques telles que l'adresse exacte de l'entreprise, l'horaire d'arrivée conseillé. Et pour le jour-j, il s’attend peut-être à ce qu’un espace de travail lui soit préparé, que ses nouveaux collègues lui soient présentées, qu’il se sente à l’aise au sein de l’équipe et que des premières missions lui soient confiées. logistique et la communication sont cruciales et constituent les fondements de sa première impression. Un manquement dans ces domaines pourrait entraîner en lui une déception, affecter son expérience d'intégration et, par extension, sa motivation à long terme.

Le psychologue américain Bruce Tuckman a défini cinq étapes dans le développement d'une équipe, la première étant le "forming" ou phase de formation d’un groupe. Celle-ci marque le moment où l'équipe se forme, où le leader sélectionne les membres qui contribueront à l’atteinte d’un objectif commun. Pendant cette phase, il explique qu’il est nécessaire que chaque membre comprenne précisément ses rôles et responsabilités au sein du groupe, mais aussi ceux de ses collègues. En somme, la présentation à ses collaborateurs lors des premiers jours d’un nouveau talent revêt d’une grande importance. À cela, Tuckman précise que durant le forming, le chef d’équipe doit s’assurer de communiquer clairement sur la vision de la société, ainsi que sur les principaux buts de l’équipe, et la direction à suivre, afin d'assurer l'adhésion et l'engagement de tous. Ce processus de forming s'entremêle en fait étroitement avec l'onboarding, car une intégration réussie dans l'entreprise facilitera la transition vers cette première étape de vie d'un groupe.

S’impliquer dans l’onboarding d’une nouvelle recrue : la responsabilité de tous !

La négligence de l'onboarding peut souvent résulter d'une répartition des responsabilités peu claire au sein de l'organisation. Il arrive que chacun pense que l'intégration du nouvel employé ne relève pas de sa responsabilité. Les collègues peuvent estimer que cela incombe au chef d'équipe ou au manager, tandis que le manager peut considérer que c'est l'affaire du service des ressources humaines. Cependant, l'accueil réussi d'une nouvelle recrue est le fruit d'un effort collectif, impliquant non seulement le nouveau venu, son manager direct, mais aussi le service RH, les collègues proches et plus éloignés, l'équipe informatique responsable du matériel, et la direction.

De plus, l'hétérogénéité des attentes vis-à-vis de l'onboarding complique davantage la situation. Si le nouvel employé peut avoir des attentes spécifiques lorsqu’il prend fonction dans une entreprise, le manager en aura d’autres : il s’attendra surtout à ce que le nouveau talent atteigne rapidement une performance optimale et une autonomie. Le service RH quant à lui sera vigilant pour que certaines procédures soient scrupuleusement respectées, et enfin la direction voudra s'assurer que la vision de l'entreprise ait été bien comprise et partagée. Harmoniser ces différentes attentes nécessite une communication ouverte et efficace ainsi qu'une coordination entre toutes les parties prenantes.

Malgré tout, peu importe son rôle dans l’entreprise, chaque partie prenante est responsable d’offrir une expérience humaine, sincère et bienveillante à chaque nouveau talent qui rejoindrait son entreprise.

Soigner les grands moments

L’onboarding comprend plusieurs phases : du recrutement du collaborateur, à l’acceptation de la promesse d’embauche, s’en suit le jour de son arrivée, puis ses premiers jours dans l’entreprise et enfin les semaines et mois qui suivent. En fonction du stade du parcours du collaborateur, certaines actions peuvent être préconisées comme celles que nous vous présentons ci-dessous. Nuançons toutefois : chaque conseil partagé est à conserver, retirer ou personnaliser à votre guise pour que les valeurs de votre entreprise soient toujours représentées et le lien humain conservé. Si l’autonomie est essentielle dans votre société et tenez à ce que les nouvelles recrues plongent dans le grand bain dès leur premier jour, vous pourriez leur partager volontairement moins de directives.

Comprendre la définition du DESC

L'onboarding d'un nouvel employé commence bien avant son premier jour au bureau. Il démarre dès les premières étapes de son processus de recrutement. Durant cette phase qui pose les fondations de l'intégration, chaque partie prenante détient un rôle spécifique. Voici comment chacune d’elle peut contribuer à enrichir cette expérience :

  • Les premières personnes qui accueillent la recrue

    Elles peuvent offrir une expérience positive dès le premier contact avec le candidat, en véhiculant une image chaleureuse et professionnelle et en répondant avec précision et bienveillance aux interrogations pratiques.

  • Le manager direct

    Il est responsable de clarifier les attentes, objectifs et rôle du nouveau talent mais aussi de lui partager durant la phase de recrutement, les perspectives d’évolution dans le cas où il serait amené à rejoindre l'équipe.

  • Le N+2 et la direction

    Ils vont transmettre au candidat la mission clé de l’entreprise, mais aussi ses valeurs et son histoire. Ils vont lui insuffler le désir d'être partie prenante de cette aventure collective, afin de renforcer son sentiment d'appartenance dès les prémices.

  • Les futurs collègues

    Par leur accueil, leur partage de connaissances, leur disponibilité, leur geste de courtoisie et leur sourire, les futurs collègues peuvent transformer l'appréhension d’un candidat en anticipation positive.

  • Le service RH

    Les membres qui le composent vont s’assurer à ce que toutes les formalités administratives soient pour claires et simplifiées pour le candidat et que les politiques de l’entreprise lui soient partagées au fur et à mesure qu’il avance dans le processus de recrutement.

Chaque interaction, chaque geste, chaque parole au cours de cette phase, participeront à l'onboarding, construiront une expérience riche et accueillante, qui non seulement attirera les talents mais les encouragera d’autant plus à s'engager au sein de l’entreprise.

De la promesse d’embauche à la veille de l’arrivée du nouveau collaborateur

Entre le moment où le candidat accepte l'offre d'emploi et la veille de son arrivée, plusieurs actions sont conseillées d’être menées. Voici comment chaque acteur peut contribuer à préparer le terrain en vue de la bonne intégration du nouveau collaborateur:

  • Le service RH

    Il va jouer un rôle clé, en envoyant un mail d'intégration soigneusement préparé. Suivant l’organisation de l’entreprise et sa taille, ce courriel pourra être envoyé par le manager direct ou un membre de la direction. Dans ce mail de bienvenue, des informations pratiques seront fournies telles que la date et l'heure de début, des instructions sur ce que le collaborateur devra apporter, des questions sur des points spécifiques en termes d’équipement. Le service RH (manager ou encore membre de la direction) veillera également à recueillir les documents nécessaires (photo d’identité du nouveau collaborateur, date de naissance, adresse de domiciliation, photocopie de sa CNI, de sa carte vitale, de son RIB, etc.) pour finaliser son contrat de travail.

  • L'équipe informatique

    Elle s'assurera que dès le premier jour, le nouveau venu dispose d'une adresse e-mail professionnelle et de toutes les informations de connexion nécessaires pour accéder aux plateformes et outils de travail. Pour cela, il est nécessaire que le manager direct ou service RH l’informe en amont de la venue de cette nouvelle recrue et lui partage les informations nécessaires. En l’absence d’équipe informatique, la responsabilité de la création des accès en ligne reviendra alors au manager direct ou à un membre de la direction.

  • L'équipe actuelle

    Elle sera, elle aussi, encouragée à accueillir chaleureusement le nouveau venu, à adapter son emploi du temps (en modifiant sa journée de télétravail par exemple pour se rendre dans les bureaux) pour pouvoir rencontrer le nouveau collègue, à se rendre disponible pour échanger quelques minutes avec lui, à venir si possible au petit-déjeuner ou déjeuner d’équipe organisé, de manière de briser la glace et que des liens professionnels et personnels commencent à se tisser.

  • Le manager direct

    Il informera l'équipe actuelle de l'arrivée imminente du nouveau membre, en leur indiquant la date exacte de son premier jour, auquel cas cela pourra créer un sentiment de gêne. Il pourra même sonder parmi son équipe ou d’autres, s’il y a un volontaire pour être le parrain ou la marraine de la nouvelle recrue, c’est-à-dire une personne partante pour expliquer les habitudes de l’entreprise et la soutenir dans ses interrogations de départ. Le manager direct sera également responsable de partager les ressources que le futur collaborateur pourra consulter avant d’intégrer l’équipe, de préparer l'espace de travail du nouveau collaborateur en lui mettant à disposition les fournitures dont il pourrait avoir besoin (stylos, posts-its, carnets, etc.), les équipements nécessaires (ordinateur, double écran, souris, casque, etc.), les goodies (si l’entreprise en possède) et pourquoi pas en rédigeant un mot de bienvenue personnalisé de sorte à renforcer le sentiment d'appartenance dès le premier jour. Enfin, il identifiera quelles missions lui confier et déterminera les objectifs attendus pour son premier jour, sa première semaine et son premier mois aussi. L'objectif étant qu’il dispose de toutes les informations et ressources nécessaires pour une montée en compétences efficace et une immersion rapide dans ses projets et missions.

Avec ces actions, le nouvel employé se sentira attendu, valorisé et soutenu dès son arrivée. Ses premières impressions devraient être positives.

Le premier jour du collaborateur

Le premier jour d'un nouveau collaborateur est un moment charnière qui peut grandement influencer son expérience et sa perception de l’entreprise. Voici comment chacun peut agir :

  • Du côté du manager direct, l'accent sera mis sur l'accueil et l'orientation.
    • Maximiser la présence de ses équipes au bureau

      Une équipe largement présente pour accueillir un nouveau membre aura un impact indéniable et positif sur l’expérience du talent. Ainsi, à ceux qui avaient initialement prévu de pratiquer du télétravail le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur, le manager pourra exiger un effort spécial de leur part en leur demandant de se rendre dans les locaux. Le but étant de favoriser une ambiance accueillante et dynamique dès le premier jour du nouveau talent.

    • Faire visiter les locaux

      Le manager pourra réaliser une visite guidée des locaux en lui indiquant par exemple les différentes salles, la manière dont les personnes sont installées dans l’espace, les équipements présents dans le coin cuisine, etc. Le collaborateur pourra ensuite s'orienter seul et aisément dans son nouvel espace de travail.

    • Partager un moment convivial

      Pour un nouveau salarié, il est plus agréable de déjeuner avec ses nouveaux collègues lors de son premier jour et pouvoir les connaître dans un cadre informel. Le manager pourrait avoir planifié un déjeuner extérieur avec l'équipe ou avec certaines personnes clés, ou bien présenter au nouveau salarié les meilleures adresses du quartier (ou encore déléguer cette mission-ci à des collaborateurs volontaires).

    • Renforcer l'appartenance à l'entreprise

      Rappeler l'histoire, les valeurs et les ambitions de l'entreprise ancreront le sentiment d'identification et d'engagement du nouveau membre. D’ailleurs, cette mission-ci pourra également être portée par les membres de la direction.

    • Indiquer des objectifs clairs

      En entretien, il est probable que le manager direct ait déjà partagé les objectifs du poste et qu’il ait été imprécis, par souci de confidentialité. Le jour de l’arrivée du nouveau salarié, les livrables attendus devront être plus précis. Dans l’idéal, il faudrait que les objectifs suivent la méthode SMART, c’est-à-dire qu’ils soient spécifiques, mesurables, atteignables, réalisables et définis dans le temps.

    • Attribuer une première tâche concrète

      Pour engager le nouveau salarié le premier jour, il vaut mieux qu’il se voit attribuer une mission concrète avec des directives claires sur les processus et méthodes de travail de l'entreprise.

  • Pour le service RH, les priorités seront l'administratif et le soutien.
    • Clarifier les formalités

      Un échange initial pour discuter des détails contractuels, de la rémunération, des primes, des avantages salariés, de la politique de congés, des demandes de télétravail, des offres du CE, des documents administratifs complémentaires à fournir (ex : la facture attestant son abonnement à un mode de transport, le choix de sa mutuelle santé) assurera pour la recrue une intégration administrative sereine. Elle pourra se concentrer sur l’essentiel : ses missions !

    • Faciliter la familiarisation

      Le partage d'un trombinoscope, enrichi si possible d'une courte présentation écrite de chaque membre de l’entreprise aidera le nouvel arrivant à comprendre les rôles et fonctions de chacun. Le service RH pourrait aussi demander au nouveau collaborateur de compléter une fiche et d’y inscrire une courte description le concernant pour que ses nouveaux collègues puissent, à leur tour en savoir plus sur lui.

  • L'équipe de direction, quant à elle, jouera un rôle d'accueil et de vision d’entreprise.
    • Accueillir personnellement

      Un bref échange avec la direction pourra significativement valoriser le nouvel employé, lui montrer que son arrivée est importante à tous les niveaux de l'entreprise.

En orchestrant ces différentes actions, l'entreprise s'assurera que le nouveau collaborateur se sente valorisé, bien informé et prêt à s'investir pleinement dès son premier jour, créant une expérience d'intégration positive.

Les semaines et mois suivants le jour-J

L'enthousiasme lors de l'arrivée d'un nouveau collaborateur doit se poursuivre après le premier jour. Voici comment les différentes parties prenantes peuvent veiller à la bonne intégration du nouveau collaborateur.

  • Pour le manager direct
    • Réaliser des feedbacks à la nouvelle recrue

      Il est conseillé d'organiser des points de feedback réguliers après la première semaine et le premier mois du talent pour discuter de ses premières impressions, faire le point sur les défis rencontrés, et ajuster les objectifs en fonction de ses besoins. Cela favorisera non seulement sa montée en compétences mais renforcera également son sentiment d'être écouté et valorisé.

    • Veiller à l’intégration sociale

      En plus des aspects professionnels, le manager pourra veiller à l'intégration sociale du nouveau venu, par exemple en le conviant à des activités collectives, à des moments informels comme les pauses café, les déjeuners d'équipe, les afterworks, les semaines team building. Par ailleurs, encourager la participation du nouveau collaborateur à des projets transversaux pourra favoriser son intégration en lui permettant de collaborer avec une variété de collègues.

    • Communiquer en continue

      La mise en place d'une routine de réunions individuelles permettra d'assurer un suivi constant, de discuter régulièrement des progrès et aspirations du nouveau collaborateur et de réaliser si nécessaire d’éventuels ajustements.

  • Pour le service RH (ou le manager direct ou les équipes de direction)
    • Féliciter le collaborateur lors de la validation de sa période d’essai

      La fin de la période d'essai est un moment clé qui mérite d'être marqué par un entretien de suivi ou une communication formelle. Souligner la réussite du collaborateur permettra de réaffirmer son engagement dans l'entreprise.

    • Solliciter les impressions du nouveau talent

      Encourager le nouveau talent à partager ses impressions via un rapport d’étonnement pourra fournir des insights précieux sur les processus de l'entreprise, et ouvrir la voie à des améliorations potentielles.

  • Les collègues
    • Renforcer les liens

      La construction de relations solides avec ses collègues s’effectue sur la durée, à travers des projets communs, des défis surmontés ensemble et des moments conviviaux partagés.

    • Soutenir leurs nouveaux collègues au quotidien

      En tant que personnes ressources, les collègues expérimentés peuvent offrir leur soutien en répondant aux questions, en partageant des conseils et en facilitant l'accès aux informations, contribuant au bien-être du nouvel arrivant.

  • Les membres de la direction
    • Montrer de la reconnaissance

      Un geste simple, comme célébrer le premier anniversaire du collaborateur au sein de l'entreprise, pourrait avoir un impact significatif sur le sentiment d'appartenance du talent. Cette célébration pourrait prendre la forme d’un message envoyé sur un réseau social en interne, d’un échange en réel, d’un petit cadeau.

    • Inviter le collaborateur à des événements d'entreprise

      Le convier à participer à des événements (ex : célébrer les 20 ans de l’entreprise, venir au discours de vœux, se rendre au goûter galette des rois) renforcera son intégration et lui offrira l'opportunité de tisser des liens à travers l'organisation.

En adoptant ces pratiques, l'entreprise créera un environnement où chaque nouveau collaborateur se sent accompagné, valorisé et engagé sur le long terme.

L'onboarding dépasse la simple introduction d'un nouvel employé à son environnement de travail, il s'agit d'un processus essentiel à l'épanouissement et à la réussite sur le long terme du collaborateur au sein de l'entreprise. À travers les différentes étapes, que ce soit de son recrutement, à la promesse d’embauche qui lui est faite, jusqu’à son arrivée dans l’entreprise, à son adaptation les semaines qui suivent, l'objectif est le même : transformer l'arrivée d'un nouveau talent en une expérience positive et enrichissante, tant pour l'individu que pour l'organisation. La nouvelle recrue doit se sentir intégrée et comme faisant partie de la société qu’elle a rejointe.

À chaque entreprise, en fonction de sa taille, de son ADN, de ses valeurs fondamentales, de la personnalité des membres qui la composent, de son secteur d'activité, de ses ressources, de lancer des mesures d'onboarding qui la représentent. Bien que certaines actions à entreprendre sont préconisées par des parties prenantes bien précises, ces recommandations sont flexibles et modulables. Il n'existe pas de formule universelle pour un processus d'onboarding idéal. Chaque entreprise développe sa propre approche, conçoit un processus qui reflète véritablement l'identité de sa société, qui facilite l'intégration du nouveau collaborateur et qui contribue positivement à l'image de l'organisation.

La réussite de l'onboarding repose en fait sur : l'importance de la préparation, la sensibilisation des différentes parties prenantes (managers directs, collègues, service RH, service informatique, direction) sur leur rôle durant la phase d'onboarding, la communication ouverte entre les différents acteurs, l'accompagnement personnalisé du collaborateur et la valorisation de celui-ci tout au long de son évolution dans la société.

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