To Do : un allié pour la productivité ?

Feuilles volantes, posts-its, carnets, applications, auto-mails, ... vous avez votre façon de vous organiser. Pourquoi donc, alors que vous savez que l'organisation conduit à la productivité, vous manquez parfois de rigueur ? Vous voyez les tâches s’accumuler et les urgences arriver, et devenez vite surchargé(e) ou perdu(e). En conséquence, votre performance en pâtit et vous vous retrouvez dans un cercle vicieux. Pour que les To-Do ne deviennent pas contre-productives, nous vous proposons un article pour mieux comprendre leur utilisation et les astuces permettant de les maintenir dans le temps !

Pourquoi utilise-t-on des To Do ?

Pour s’organiser

Les To Do restent en grande majorité, un outil d’organisation personnelle, aussi bien utile dans la sphère privée (ex: acheter les ingrédients pour cuisiner une tarte aux pommes, contacter l’assurance pour assurer sa maison, se rendre chez le fleuriste pour faire plaisir à sa mère, etc.) que professionnelle (ex: appeler le client, envoyer le livret au prospect, etc.).

Dans le cadre professionnel, vos managers peuvent certes vous demander que vous présentiez d’une certaine façon votre To-Do au vu de leur partager publiquement. Mais la plupart du temps, l’adoption de cet outil partira d’un besoin personnel, d’une envie de se rendre plus efficace.

Celui en charge de l’action est le plus souvent créateur de la To Do. Pour éviter d’être pris au dépourvu et effectuer les tâches pour lesquelles il s’est engagé, ce dernier va écrire en avance les missions qu’il va/doit réaliser en priorité sur une période définie. Parfois, il réfléchit à sa liste de tâches à accomplir le vendredi pour la semaine suivante. D’autres fois, il effectue sa To-Do la veille pour le lendemain. D’autres fois encore, il la réalise en début de journée. En anticipant ses missions, il connaît la ligne directrice de sa journée ou de sa semaine, sait exactement ses priorités (bien que des imprévus peuvent s’ajouter) et gagne en confiance.

Pour se souvenir

Les To Do (physiques ou digitaux) fonctionnent comme des aides-mémoires. Elles servent à se rappeler ses engagements et à respecter les échéances demandées.

D’après une étude Microsoft Windows Mobile réalisée sur 8 027 personnes en 2008, 56% des Français réaliseraient des listes. Un pourcentage qui pourrait probablement être plus élevé en 2022, à l’heure où la sur-sollicitation des individus est plus grande et le développement du FOMO (Fear of Missing Out) plus important.

Ayant peur de manquer une notification importante, une opportunité, une belle rencontre, un échange avec un collaborateur... les individus réagissent en conséquence et augmentent leur exigence envers eux-mêmes et les autres. La peur d’oublier d’effectuer des actions étant si présente chez la population actuelle, que nombreux sont ceux qui préfèrent noter leurs actions à venir quelque part.

Pour mieux gérer son temps

Définir en avance ses missions, c’est éviter de perdre du temps le jour-J en s’interrogeant sur ses missions prioritaires. C’est également s’auto-discipliner en se fixant des temps durant lesquels se consacrer. Vous vous êtes fixé 5 missions aujourd’hui ? Vous pourriez réfléchir à votre temps d’investissement sur chacune d’elle ?

Pour avoir un sentiment d’auto-satisfaction, de récompenses

Avouez que lorsque vous cochez (ou rayez) toutes les cases de votre To Do et donc avez réalisé tout ce que vous aviez prévu, la satisfaction vous gagne ! En fait, lorsque nous terminons une mission, inscrite sur notre To Do, nous enclenchons notre circuit de récompense.

L’atteinte de notre objectif provoque en nous une sensation agréable, couplée d’un sentiment positif. Voilà donc pourquoi nous sommes si heureux lorsque nous rayons un certain nombre de cases.

Quelles limites existe-t-il à l’utilisation d’une To Do ?

Manquer de précisions

Ne vous arrive-t-il pas d’écrire une tâche dans votre To Do en ayant précisément en tête ce que vous devez faire ? Quelques heures ou jours plus tard, vous vous apprêtez à réaliser ladite tâche, mais ne vous souvenez plus des subtilités. Pourtant, vous les aviez en tête au moment de la mise à l’écrit de vos pensées. Vous vous retrouvez alors avec une consigne floue, ne vous souvenez plus avec exactitude de vos idées initiales, vous amenant logiquement à une réalisation de la mission pas aussi parfaite que ce que vous auriez pu espérer.

Réaliser les missions les plus difficiles au début

Quelle est votre stratégie pour venir à bout de votre To Do ? Réalisez-vous la mission la plus longue et difficile au début ? Ou bien, préférez-vous commencer par celles étant rapides à mener ? Les deux options présentent des limites qui nous paraissent importantes de pointer du doigt.

En optant pour la première (réaliser la mission la plus difficile au début), vous risquez de consacrer plus de temps que prévu à la longue mission. En conséquence, il est probable que vous soyez si concentré(e) sur cette mission que vous mettiez de côté celles plus petites.

S’orienter vers la deuxième option (réaliser la mission difficile plus tard) peut s’avérer tentant. Il est vrai qu’il est plus gratifiant de voir quatre missions réalisées (même courtes) plutôt qu’une seule. Le circuit de récompenses, évoqué précédemment, sera plus à même de se déclencher en raison de la quantité. Toutefois, la tâche initialement qualifiée de “difficile”, risque d’être considérée comme plus dure qu’elle ne l’est vraiment.

Se décourager

Les To Do peuvent à l’inverse d’alléger son emploi du temps, le surcharger et donner l’impression de s’éparpiller dans ses missions. Or, personne n’étant Superman ou Wonderwoman, il est normal que nous ne cochions point l’ensemble des cases fixées en une courte période. Nous observons alors davantage de cases non cochées (= missions non réalisées) que de cases cochées.

L’impression de ne pas avoir bien travaillé grandit, créant parfois un monstre mental, facteur de démotivation. Pourtant les cases cochées (même si elles sont peu nombreuses) concernent peut-être des missions conséquentes. Peut-être avez-vous dû gérer plusieurs urgences au sein de la même journée ? Si oui, vous devriez vous sentir fier(e) d’avoir mené ces différents impératifs et accepter que vos projets de la journée soit reportés.

S’oublier

Les To Do peuvent donner cette sensation d’être un exécutant qui enchaîne les tâches les unes à la suite des autres, sans un réel enthousiasme. Le risque est alors de s’oublier soi-même, de ne pas s’accorder du temps car l’on ne souhaite pas être ralenti(e) dans cette course effrénée d’actions à réaliser. C’est bien là tout le problème, nous considérons parfois les To Do comme des courses qu’il faudrait réaliser en une faible durée. Or, c’est une autre philosophie qu’il faudrait adopter. Et si on observait plutôt les missions quotidiennes comme un marathon ?

Se comparer

Reproduire la To Do de son collègue (sur la forme), voir qu’il réussit le plus souvent à cocher les cases qu’il s’était fixé et qu’à l’inverse, ce n’est pas son cas peut être démoralisant. Au lieu de se comparer, on peut se demander pour quelle raison ce template de To Do fonctionne-il pour son collaborateur et non pour soi. Vous observerez vite que la différence de vos missions en est la cause ! Les tâches de votre collègue sont peut-être très rapides à faire tandis que les vôtres sont plus longues. Vous êtes plutôt en attente de validation de la part de plusieurs parties prenantes alors que votre collègue l’est peu ? Ayant un poste différent de votre co-équipier, la comparaison n’est pas la meilleure idée car elle risque d’augmenter votre sensation de découragement. En fait, vous ne pouvez pas comparer l’incomparable !

Comment faire de la To Do une force ?

Découper une grande tâche en plusieurs

Au lieu d’écrire “réponse mail cliente” dans votre programme, vous pourriez inscrire “Action 1: trouver les informations nécessaires pour répondre à la demande de la cliente; Action 2 : rédiger un mail de réponse et l’envoyer”. Ces formulations prouvent que l’action à réaliser ne consiste pas seulement à répondre au mail mais à chercher les informations pertinentes pour pouvoir y répondre. En précisant ses actions, ainsi qu’en débutant par des verbes d’action, il y aura peu de perte d’informations entre l’instant de l’écriture de la To Do et celui de sa réalisation.

Définir un nombre maximum de tâches

Une autre action est de se fixer des objectifs réalisables. Pourquoi ne pas définir un nombre maximum de tâches à réaliser dans la journée en vous basant sur la moyenne de tâches que vous effectuez par jour ? De cette façon, vous augmenterez la connaissance de votre gestion du travail. Une fois la moyenne déterminée, vous obtiendrez un chiffre de comparaison, vous permettant d’observer si le nombre de tâches effectuées dans la journée se rapproche de vos capacités.

Estimer la durée de vos tâches

Toujours pour appuyer la notion d’objectifs réalisables, vous pourriez inscrire précisément la durée de chacune de vos tâches. Cela vous permettra de rapidement visualiser s’il s’agit d’une mission de courte durée (moins de 30 minutes), à durée moyenne (entre 30min et 2h), s’étalant sur une demi-journée, une journée ou plus.

Si vous avez une longue et même mission, vous pouvez effectuer un travail en continu sur un seul créneau horaire, vous permettant d’être pleinement concentré(e) et d’éviter de perdre du temps en raison des interruptions. Il s’agit en fait d’appliquer la loi de Carlson, une loi du temps indiquant qu’un "travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois". La bonne pratique est alors de se fixer des créneaux horaires longs (2h30 max) durant lesquels le collaborateur se consacre entièrement à cette mission et se rend volontairement indisponible pour d’autres missions.

Prioriser ses tâches

Pour gagner en productivité, il est nécessaire de réaliser ses missions de façon stratégique. Certaines comportent des échéances proches, amenant ainsi une réalisation rapide.

Il existe une méthode que nous partageons souvent lors de nos formations Seven : c’est la matrice d’Eisenhower. Cet outil, initialement appliqué dans le domaine militaire, vise à faciliter la priorisation de ses actions. Celles-ci sont analysées sur la base de l’importance et l’urgence. De ces deux axes, il en ressort 4 types de tâches :

- celles importantes et urgentes
- celles importantes et pas urgentes
- celles non-importantes et urgentes
- celles non-importantes et non-urgentes

En fonction de la catégorie dans laquelle rentre votre tâche, c’est un comportement spécifique que vous allez adopter.

- C’est urgent et important alors c’est une action à réaliser immédiatement.
- Ce n’est pas urgent mais important alors c’est une action à planifier.
- C’est urgent mais pas important alors vous pourriez la déléguer.
- Ce n’est ni urgent, ni important alors peut-être qu’il vaudrait mieux la supprimer.

Nous avons imaginé quatre missions différentes :

1- Créer le support de présentation pour un rdv client qui a lieu dans une semaine
2- Renseigner les coordonnées des participants s’étant inscrits à votre event pour une relance à J+1
3- Briefer un intervenant sur une animation se déroulant le lendemain
4- Commander de nouveaux carnets pour vos équipes

Dans la 1) la deadline d’une semaine indique que ce n’est pas une mission à réaliser dans la minute et donc qu’elle n’est pas urgente (enfin pour le moment car dans 6 jours, elle le sera si rien n’a été produit). La catégorie de la mission, quant à elle, qui est la création d’un support de présentation au vu d’un rdv client, nous fait comprendre l’importance de sa réalisation. En conséquent, c’est la planification qui convient.

Dans la 2) la précision “relance à J+1” nous indique l’urgence de la faire. Or, le renseignement des coordonnées étant une tâche mécanique peut facilement être déléguée à une personne de l’équipe ayant moins d’urgences à gérer. C’est la délégation qui s’opère ici.

Dans la 3) le connecteur temporel “lendemain” sous-entend une urgence. Si la mission ne peut être réalisée par un autre de votre collègue alors c’est vous qui réaliserez le brief. Par conséquent, vous réaliserez l’action immédiatement.

Dans la 4) aucune échéance n’est partagée. Si vous ne réalisez pas la commande de carnets, est-ce grave ? Probablement pas ! Dans ce cas, ce n’est pas une mission prioritaire. Il conviendra de se demander si elle est vraiment prioritaire.

Percevoir l’échec autrement

Lorsque vous ne remplissez pas toutes les cases que vous vous étiez fixées et souhaitez favoriser votre productivité, pourquoi ne pas adopter un autre point de vue ? Entraînez-vous à porter une vision positive sur la situation en vous interrogeant sur les forces. Faites de l’[échec](https://learn.byseven.co/booklet/echec-pour-reussir), un levier pour vous mener vers la réussite.

Vous avez pour objectif de proposer vos services à un prospect bien défini avant la fin du mois. Malgré plusieurs tentatives, vous n’avez pas décroché un “deal”. Toutefois, vous avez débuté plusieurs échanges avec le N-1 du décisionnaire, ce qui est déjà un bon début et une occasion de vous réjouir. En comparaison du point de départ où vous n’aviez aucun contact, les échanges avec le N-1 sont le signe d’une suite prometteuse. À vous de persévérer et de trouver les prochaines étapes qui vous mèneront vers l’objectif final.

La non-réussite d’une mission sur le temps imparti, sera l’occasion de comprendre de quelle façon s’améliorer, de mieux anticiper les situations complexes dans le cadre où vous les avez déjà rencontrées et de renforcer votre résilience.