Organiser un brainstorming efficace pour favoriser la génération d'idées

Vous lancez prochainement un nouveau produit ou service, vous déployez une stratégie commerciale pour fidéliser vos clients, vous commencez la rédaction du slogan de votre dernier produit … En d'autres termes, vous recherchez une multitude d’idées pour sélectionner les plus pertinentes ! Le brainstorming peut vous y aider. Cette technique qui convie quelques collaborateurs autour d’un même sujet vise à stimuler la créativité des participants afin de les amener à générer un grand nombre d’idées, ce qui, dans le meilleur des cas, peut aboutir à une solution brillante.

Né en 1940 lorsque Alex F. Osborn, un publicitaire américain, recherche des idées différenciantes pour promouvoir son agence de communication, cette réunion informelle s’est progressivement étendue à l’ensemble du monde professionnel. Ici, nous allons étudier son usage actuel, ainsi que la meilleure façon d’organiser un brainstorming efficace.

Pourquoi intégrer un brainstorming au sein de son entreprise ?

Avec cette technique de résolution des problèmes, une équipe peut générer un grand nombre d’idées sur une thématique donnée. Tous les membres la composant sont alors libres de s’exprimer, confronter leurs idées, laisser parler leur créativité et partager leurs opinions, y compris celles étant particulièrement atypiques.

Pour revenir à l’essence de cette partie, ce dispositif offre plusieurs avantages non négligeables :

• Une égalité entre chaque participant qui voit son idée compter autant que celle d’un autre,
• Une intégration plus rapide au sein d’un groupe lors de l’arrivée d’un nouveau talent,
• Une créativité démultipliée grâce à la fusion des cerveaux,
• Une motivation accrue car l’avis de chacun est demandé,
• Une faible charge financière pour les entreprises.

Toutefois, la véritable question qui se pose ici n’est pas tant de savoir pourquoi cette technique utilisée en groupe est si importante mais de comprendre les étapes permettant d’aboutir à des résultats pertinents. Dit autrement, organiser un (ou des) brainstorming(s) est un bon début, mais s’investir pour que son efficacité soit optimale est mieux. Nous vous présentons ci-dessous les étapes essentielles pour lancer un brainstorming efficace et favoriser la génération d’idées.

Comment lancer un brainstorming efficace ?

1- S'organiser en amont

Tout d’abord, pour qu’un brainstorming donne lieu à des pistes stratégiques et qu’il soit considéré comme un gain de temps tant par l’organisateur que les participants, une bonne préparation est capitale. Ainsi, définir le sujet du brainstorming, identifier l’objectif, la problématique initiale et les limites du projet donneront une direction à la réunion et guideront les participants vers une ambition commune.

Dans l’idéal, il est préconisé de constituer un groupe inférieur à 10 personnes. Cependant, ce n’est pas tant sur ce nombre maximal sur lequel il convient de s’appuyer que sur la pertinence des profils des participants. En quoi, est-il intéressant qu’ils interviennent ? Ont-ils une connaissance particulière sur le sujet ? Pour que les échanges soient riches et la probabilité d’aboutir à des solutions variées soit élevée, il est préférable d’inviter des participants aux niveaux hiérarchiques différents et aux expertises variées. Le nombre de membres dépend en fait de la situation de chacun, de l’entente entre collaborateurs, de leur productivité en groupe. Certains préfèreront inclure 6 personnes maximum tandis que d’autres jugeront leurs échanges encore réalisables jusqu’à 13 individus.

Lors du pré-brainstorming, prendre du temps pour choisir l’animateur sera également nécessaire. Si vous êtes chargé du pilotage du projet, ce rôle pourra entrer dans une suite logique. Toutefois, le responsable du projet pourra également se porter sur une personne de l’équipe « neutre ». Ce qui est certain, c’est que le meneur de la réunion devra posséder des bonnes voire excellentes capacités d’animation.

2- Prévoir l'aspect logistique

Outre le sujet de la réunion, le nombre de collaborateurs conviés et le choix de l’animateur, organiser une discussion à plusieurs implique de trouver un créneau de disponible dans l’agenda de chacun. Dès lors le jour et l’horaire choisis, il ne reste plus qu’à déterminer la durée de cet entretien collectif et de veiller à une longueur appropriée. L’attention et la concentration de chacun étant attendues lors d’un brainstorming, les périodes courtes, s’étalant de 15 minutes à 1h seront privilégiées.

En prévision du jour-J, une salle située à l’abri des autres collaborateurs et assez grande pour accueillir chaque participant devra être réservée. Une disposition en cercle ou en « U » pourra s’avérer efficace pour une communication fluide et une proximité physique entre chacun. Au cours de la session, la prise de notes et l’implication de tous étant nécessaires, l’apport de matériels comme de post-its (de tailles, couleurs et formes différentes), de feuilles, de stylos, de feutres et d’un tableau permettront de partager plus facilement les idées de chacun auprès de tous. Avec ce matériel, des dessins, croquis, schémas et mots-clés pourront être réalisés pour illustrer les idées obtenues et mieux comprendre celles des autres collègues. D’ailleurs, si vous ne souhaitez pas (ou ne pouvez pas) utiliser de matériel physique, envisagez l’option des outils en ligne, tout aussi efficaces.

Le brainstorming s’avère ainsi être une aide visuelle précieuse pour une meilleure mémorisation. Certains adoptent la technique dite du “mind mapping” : une représentation graphique, partant d’un mot de départ pour en amener à plusieurs et présentant ainsi l’information en arborescence. Le fonctionnement du cerveau travaillant via des connexions et associations s’accorde à ce titre parfaitement avec le concept de “mind mapping”.

Toujours pour aborder cet aspect logistique, il est préférable qu’une personne volontaire se charge de la retranscription des échanges que ce soit pas l’écriture d’un compte-rendu ou la prise de photos des schémas, dessins, posts-its utilisés lors de la session de réflexion. Les éléments serviront non seulement à se remémorer de bons souvenirs qu’à développer une stratégie et par conséquent à s’interroger sur les futurs plans d’action.

3- Privilégier la quantité à la qualité

Le brainstorming est une technique reposant sur le foisonnement d’un grand nombre d’idées, parfois très éloignées les unes des autres. En fait, les participants peuvent (et doivent d’ailleurs) énoncer ce qu’ils leur viennent à l’esprit, peu importe leur doute. Toutes les idées, y compris les plus originales, sont donc les bienvenues. Si elles s'éloignent des sentiers battus, c’est finalement une bonne nouvelle et une opportunité de surprendre. Il devient ainsi préférable de vagabonder dans ses idées dans le cadre d’un processus de travail ! Précisons toutefois que privilégier la quantité ne signifiera pas faire l’impasse sur la qualité. Si l’idée initiale évoquée est imparfaite, elle pourra s’affiner par la suite et donner lieu à une idée qualitative.

Le manque d’entrain ou l’absence d’inspiration pourra nuire à l’émergence d’idées. Ce sera finalement à l’animateur de proposer des activités stimulant la créativité de ses équipes. Des exercices débutant d’abord par des phases individuelles et se poursuivant par des phases collectives pourront y contribuer. De même, des jeux de rôle invitant les participants à se plonger dans des scénarios définis et à agir en conséquence pourront favoriser la montée des idées.

4- Encourager l'implication de tous

Étant une méthode participative, la non-participation pourra empêcher le bon déroulement du brainstorming. Si tel est le cas, il s’agira de s’interroger sur la ou les raisons limitant la prise de parole de chacun. Cela s'explique-t-il par une peur d’être jugés, d’une mauvaise entente entre certains collaborateurs, d’un manque d’expérience sur le sujet de la réunion, d’une récente arrivée d’un talent dans l’entreprise ? Peu importe la cause, la conséquence sera identique : les participants s’auto-censureront. Or, comme le brainstorming est de privilégier la quantité à la qualité, la mission clé ne sera pas respectée.

Pour que tous se sentent à l’aise à l’idée de participer, l’instauration en préambule d’un climat de confiance sera nécessaire. Pour des échanges agréables et productifs, l’animateur devra évoquer dès le début, les principes clés de bienveillance et de non-jugement. A lui ensuite de s’engager à respecter plusieurs principes : attribuer un temps de parole identique à chacun, contenir les participants critiques, encourager les idées les plus « folles », recadrer la réflexion, contrôler le timing.

5- Creuser chaque idée énoncée

Que les participants aient partagé leur idée à l’écrit ou à l’oral, il peut s’avérer intéressant de collectivement revenir sur celles de chacun pour aller en profondeur. Peut-être que certaines ne nécessiteront pas d’aller plus loin. Tandis que d'autres, à l'inverse, amèneront à de longues discussions et permettront de dégager la racine du problème.

Creuser les idées énoncées pourra aussi s’effectuer à froid à la suite de l’exercice du brainstorming. Celles-ci pourront donner lieu à de nouvelles mesures à adopter et donc à la construction d’un plan d’action que chacun s’engagera à respecter.